Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпуска за свой счет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Нюансы учета премий при расчете отпускных
Для учета премий при расчете отпускных установлен особый порядок (п. 15 Положения № 922):
|
Виды премии |
Порядок учета |
|---|---|
|
Ежемесячные премии |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода |
|
Премии за период работы, превышающий один месяц (квартальные, за полугодие) |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода. Если продолжительность периода, за который начислены премии, превышает продолжительность расчетного периода, то они учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода |
|
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год |
Премии учитываются независимо от времени начисления вознаграждения |
После отпуска за свой счет — ежегодный отпуск
Каждый работник ежегодно имеет право отдохнуть 28 календарных дней. Эти 4 недели отпуска предоставляются за рабочий год. И в подавляющем большинстве случаев рабочий год не совпадает с календарным годом, так как отсчет нужно вести не с 1 января, а с момента приема сотрудника на работу (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Например, первый день работы пришелся на 20.10.2014. Значит, именно с этого дня начинается рабочий год сотрудника, а закончится он 19.10.2015. Следующий рабочий год в обычной ситуации начнется 20.10.2015.
Но такая идеальная картина складывается не всегда. Период рабочего года иногда меняется, правда, только в большую сторону. При определенных обстоятельствах окончание рабочего года придется сдвинуть.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется при наличии 12 месяцев определенного стажа работы. Периоды, которые входят в этот стаж, перечислены в ч. 1 ст. 121 ТК РФ. В частности, нужно учитывать время фактической работы (абз. 2 ст. 121 РФ).
При подсчете стажа для основного оплачиваемого отпуска особого внимания требуют отпуска без сохранения зарплаты. Наверное, каждый работник хотя бы раз брал такой отпуск. Кому-то нужно было проводить ребенка в первый класс, кто-то менял трубы в квартире, а кто-то использовал эти дни, чтобы сыграть свадьбу.
Независимо от причин такого отпуска, кадровому работнику нужно определить, сколько дней было оформлено конкретному работнику. Критической цифрой будет 14. Именно столько дней отпуска включается в стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Все, что свыше, придется исключить из стажа. Иными словами, календарные дни, начиная с 15-го дня, учитывать в стаж не нужно.
Конечно же, работодателя интересует, как поступить, если неоплачиваемый отдых превысил 14 дней. То есть важно понять, что делать с неучтенными днями. На этот вопрос ответил Роструд в абз. 7 письма от 14.06.2012 № 854-6-1. Он разъяснил, что окончание рабочего года нужно отодвинуть на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.
Итак, рабочий год будет считаться периодом со дня приема сотрудника на работу по день окончания данного рабочего года, смещенного на количество дней, не включенных в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Приведем пример расчета. В течение рабочего года, с 20.12.2013 по 19.12.2014, работник использовал 17 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы. Из них 14 календарных дней нужно включить в стаж на отпуск, а на 3 дня сдвинуть окончание рабочего года в большую сторону. Датой окончания рабочего года будет 22.12.2014. Новый рабочий год начнется 23.12.2014. Если при тех же обстоятельствах продолжительность отпуска за свой счет составила 14 дней и менее, то рабочий год останется прежним — с 20.12.2013 по 19.12.2014.
Эти же правила распространяются и на отпуска за свой счет, которые являются обязательными для работодателя (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Некоторые категории работников имеют право потребовать такой отпуск, и работодателю придется его оформить несмотря ни на что. В частности, работники-инвалиды могут отдыхать без оплаты до 60 календарных дней в году.
Ранее возникал вопрос, распространяется ли на особых работников правило о включении в стаж работы для ежегодного основного отпуска только 14 дней отпуска за свой счет. Некоторые считали, что независимо от продолжительности отпуска без оплаты, его нужно учитывать в стаж полностью.
Но такая позиция ни чем не подтверждена. Поэтому независимо от категории работника, в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, нужно включить только 14 календарных дней отпуска за свой счет. Остальные дни учитывать в стаж не надо. Например, работник-инвалид в период с 20.12.2013 по 19.12.2014 использовал все 60 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты. Это значит, что окончание рабочего года придется сдвинуть на 46 дней. В итоге рабочий год будет таким — с 20.12.2013 по 03.02.2015.
Правильно определить рабочий год важно и в случае увольнения работника. Придется рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.
Например, работник с инвалидностью, отгуляв перед увольнением 60 дней отпуска за свой счет, собирается уволиться 12.12.2014. Начал он работать в компании 20.12.2013. При таких условиях сотруднику нужно выплатить денежную компенсацию за 10 месяцев, то есть за 23,3 календарных дня отпуска. При этом используется следующий способ расчета.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включено 10 месяцев и 8 дней (с 20.12.2013 по 27.10.2014). Период с 28.10.2014 по 12.12.2014 (46 календарных дней) не вошел в этот стаж. Ведь из 60 календарных дней отпуска за свой счет в стаж для отпуска нужно учесть только 14 дней. Из стажа работы (10 мес. и 8 дней) 8 дней учитывать не нужно, так как они составляют менее половины месяца (меньше 15 дней). На эту особенность указано в письме Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ.
А количество дней отпуска, подлежащего компенсации, можно получить так: 10 месяцев стажа необходимо умножить на количество дней оплачиваемого отпуска, который полагается сотруднику за месяц работы. Последнее значение получается путем деления 28 (продолжительность ежегодного отпуска) на 12. Таким образом, компенсация составит 23,3 дня (28: 12×10).
В итоге отпуск без сохранения заработной платы не позволил получить сотруднику компенсацию еще за 4,7 дня (28 минус 23,3).
Если работник остался в месте командирования на отпуск, обратную дорогу ему можно не оплачивать
Может ли работник-льготник требовать предоставления ему отпуска менее чем через три дня после подачи заявления?
Расчет отпускных: основные правила и допускаемые ошибки
Минтруд России рассказал о последствиях предоставления отпуска в период командировки
Из чего может складываться 14 дней непрерывного отпуска?
Как рассчитать неиспользованные дни отпуска в онлайн калькуляторе — инструкция
В калькуляторе содержится пять полей для заполнения. Порядок их оформления смотрите в таблице ниже:
|
Номер поля |
Наименование поля |
Инструкция по заполнению калькулятора |
|
1 |
Дата приема на работу |
День трудоустройства в организацию согласно приказу о приеме на работу.
Для указания даты нужно нажать на поле и выбрать в открывшемся календаре нужное число. |
|
2 |
Дата расчета |
День, на который нужно рассчитать количество неиспользованных дней.
Если расчет проводится для отпускных, то на день, предшествующий началу отпуска. Если для компенсации, то на дату увольнения. Можно рассчитать число дней отпуска на любое число, чтобы узнать остаток положенного оплачиваемого отдыха. |
|
3 |
Использованные дни |
Количество уже отгулянных отпускных дней на дату расчета с момента трудоустройства. |
|
4 |
Исключаемые дни |
Общее количество исключаемых дней за весь период работы у данного работодателя.
Дни, которые не входят в отпускной стаж:
|
|
5 |
Продолжительность отпуска |
Количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска – по умолчанию – 28.
Но для некоторых категорий работников может быть более продолжительный период – годовая продолжительность прописывается в трудовом договоре. |
Как рассчитать отпускные, если сотрудник не отработал расчетное время полностью?
Иногда на практике возникают и такие ситуации, при которых сотрудником не полностью был отработан обязательный временной период. Например, когда служащий устроился на новое место работы совсем недавно. В таком случае все отработанное сотрудником время должно быть использовано по факту. Пример расчета отпускной выплаты, в данной ситуации, может выглядеть следующим образом:
Артемов И.В. был трудоустроен в ООО «Арт-объект». В июле 2019 года он пожелал уйти в положенный оплачиваемый отпуск. Период отдыха составил 14 календарных дней, о чем сотрудник указал в соответствующем заявлении о предоставлении ему отпуска, которое было подано на стол начальству. На момент ухода на отдых размер оклада Артемова И.В., в соответствии с положениями его трудового договора, а также с тарифной сеткой, действующей внутри организации, составлял 20 000 рублей. Однако в расчетном периоде 4 дня сотрудник пребывал на больничном. Именно поэтому за один из месяцев ему была начислена заработная плата в размере 16 190 рублей.
Где прописаны правила по отпускным
Всем, кто работает по трудовым договорам, соглашениям и контрактам, предоставляется гарантированное время отдыха. Минимальная продолжительность равна 28 дням. Но только за полностью отработанный календарный год. А вот сотрудникам, которые оформлены по договорам ГПХ, авторского заказа и подряда, оплачиваемый отдых не положен.
По сути, отпуск — это оплачиваемое время отдыха. Причем порядок и принципы оплаты закреплены на законодательном уровне:
Законодательные акты и рекомендательные ведомственные письма устанавливают лишь общие положения о предоставлении отдыха. Конкретные значения, порядок оплаты и прочие факторы устанавливаются в организации в индивидуальном порядке. Нормативы должны быть прописаны в трудовом договоре с работником, в коллективном договоре, а также в иных локальных распоряжениях учреждения.
Если год не отработан
Не все работники отправляются отдыхать, отработав календарный год полностью. Например, если в учреждении трудится впервые принятый специалист, то предоставить ему отпуск можно не ранее чем через полгода. И то всего на 14 дней, не больше. Это необходимо, чтобы исключить необоснованные переплаты. Но в любой ситуации могут быть исключения.
Для таких сотрудников считайте продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени. Средний заработок исчисляйте за расчетный период, начиная с даты трудоустройства в компанию. В остальном подсчеты проводите в стандартном порядке.
Совков И.К. устроился в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» с 01.11.2018. Рассчитаем, сколько ему положено при оформлении отдыха с 01.06.2019.
Продолжительность отдыха — 19 дней: 28 дней / 12 месяцев × 8 отработанных месяцев (с 01.11.2018 по 31.05.2019). В расчете получается 18,67 дней, но округляем в пользу работника.
Базу для начисления считаем за период с 01.11.2018 по 31.05.2019. К примеру, Совков заработал 700 000 рублей за указанное время. Отклонений (командировок, больничных и простоев) не было.
Считаем отработанное время: 29,3 × 8 мес. = 234,4 дн.
Исчисляем средний заработок: 700 000 / 234,4 = 2986,35 рублей.
Подсчитываем сумму отпускных: 19 дн. × 2986,35 рублей = 56 740,65 рублей.
Отпускные при увеличении оклада
Если в расчетном периоде зарплата работников увеличивалась, то следует индексировать выплаты. Индексация проводится только в том случае, если повышение было для всех работников учреждения или структурного подразделения. При выборочном повышении должностных окладов отпускные не индексируют.
Под индексацию подпадает оклад, а также все выплаты, начисляемые в зависимости от оклада. Не индексируйте премиальные надбавки и доплаты, установленные: в диапазоне значений (например, от 20 до 30% оклада); в фиксированном значении (3000 руб.); не зависящие от оклада (2,5% от выручки) (рекомендации Письма Минтруда от 18.08.2015 № 14-1/В-623).
Как считать индексацию, зависит от даты повышения окладов:
Правила разъяснили чиновники в Письме Минтруда от 12.05.2016 № 14-1/В-447.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Несколько общих слов об отпускном стаже
В соответствии с ТК РФ за каждый год работы всем сотрудникам полагается очередной оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Для некоторых категорий работников также могут быть установлены и дополнительные отпуска в соответствии со ст. 116 ТК РФ. На предприятии должен составляться график отпусков. Они предоставляются в соответствии с графиком отпусков
Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются все время, когда за сотрудником сохранялось место работы (должность), в том числе выходные и праздничные дни, дни отпуска, больничного и т п.
Не включается в стаж для отпуска:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе время отстранения сотрудника от работы по его вине;
- время отпусков по уходу за ребенком;
- время отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 дней за год.
Ответственность работодателя и бухгалтера за невыплату отпускных или неверный расчет
По Закону отпускные необходимо выплатить не позже, чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск. В случае, если этот день попадает на выходной либо праздник, перечислить отпускные необходимо заблаговременно, накануне данного дня.
В случае нарушения работодателем данного правила, сотрудник имеет полное право обратиться с жалобой в Инспекцию по труду, в которой сообщать о факте нарушения и приложить подтверждающие документы в свою пользу.
Например, это может быть трудовой договор, копия трудовой книжки, приказ на отпуск, с указанием даты начала и окончания.
Для работодателя предусмотрены следующие меры наказания:
- Материальная ответственность: выплата полной суммы отпускных, а так же процентов за каждый день просрочки со следующего дня в размере 1/300 от ставки ЦБ, компенсация морального ущерба в случае обращения в суд
- Административная: в виде штрафа и отстранения от должности
- Уголовная: в случае если будет доказано целенаправленное нарушение сроков выплат
| Штраф, кому полагается | Сумма |
| Должностные лица | До 5 000 рублей |
| Для индивидуального предпринимателя | От 3000 – 5000 |
| На организацию | От 30 000- 50 000рублей |
На Предпринимателя и предприятие может быть также наложен запрет на ведение хозяйственной деятельности сроком до 90 дней. При повторном нарушении по невыплате отпускных, юридическое лицо может быть дисквалифицировано на период до 3 лет. При нарушении в оплате средств по отпуску в течение двух и более месяцев работодателя могут привлечь к уголовной ответственности.
Можно ли узнать отпускные заранее?
Отпускные рассчитываются в соответствии с инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной постановлением Минтруда от 10 апреля 2000 года №47. То есть не наниматель решает, как считать, а есть утвержденная схема.
Отпускные считаются исходя из средней зарплаты за 12 месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. Вы можете примерно рассчитать свои отпускные, но точную сумму до копейки будет знать бухгалтер, потому что нужно учитывать многие нюансы: отработано ли полностью рабочее время в месяцах, были вы на больничном или нет, повышался ли оклад, из каких выплат состоит заработная плата и так далее.
Допустим, вы проработали в компании больше года и собираетесь в отпуск в декабре 2022-го на 14 дней. Нужно посчитать среднюю зарплату за последние 12 месяцев (с декабря 2021 года по ноябрь 2022-го) и разделить ее на среднемесячное количество календарных дней. Сейчас этот показатель составляет 29,7, с 1 января 2023 года будет 29,6.
Среднемесячное количество календарных дней вычисляется по формуле, которая учитывает количество праздничных нерабочих дней в году. Раньше их было 9, теперь таких дней 10 (добавился выходной день 2 января).
Например, если ваша начисленная зарплата за месяцы, которые принимаются для исчисления среднего заработка, составляла 1600 рублей, то ваш среднедневной заработок будет равен 53,87 рубля:
1600 рублей / 29,7 = 53,87 рубля
Сумма отпускных будет равна среднедневному заработку, умноженному на количество календарных дней отпуска:
53,87 рубля × 14 = 754,18 рубля
Мы привели самый простой пример — при условии, что у работника не было отпуска за свой счет, выплат, которые не учитываются при расчете отпускных, простоя в организации. При расчете отпускных каждого конкретного работника есть нюансы, которые учитывает бухгалтер организации.
Но в любом случае выплатить отпускные должны не позже чем за два дня до начала отпуска.
Лучше идти в отпуск в начале или в конце месяца?
Начало или конец месяца на размер отпускных не влияют. На отпускные влияет зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
— Если для работника отпуск — это не отдых, а мучение и для него важнее больше заработать, конечно, выгоднее взять его так, чтобы туда было включено больше выходных дней и он скорее закончился — например, на 9 дней с субботы по воскресенье включительно (на отпускные это не влияет). Тогда остается больше рабочих дней — можно будет больше заработать.
В месяцах, где больше всего рабочих дней, дешевле рабочий день/час. Следовательно, когда рабочий день дешевый, то можно и в трудовой отпуск сходить. То есть чем больше в месяце рабочих дней, тем выгоднее отдыхать в это время.
Например, при работе по графику пятидневной рабочей недели в августе получается самый тяжелый месяц (184 рабочих часа), а в апреле — самый легкий (151 рабочий час). В августе рабочий день при окладе 1500 рублей будет стоить 8,15 рубля (1500 / 184), а в апреле — 9,93 (1500 / 151). Поэтому в августе можно и отдохнуть.
Если руководствоваться такими расчетами, то август в 2023 году будет самым выгодным месяцем для похода в отпуск с денежной точки зрения.
Понятие оплаченного отпуска: что в него входит
При этом важно понимать, что оплаченный отпуск – это не только стандартные 28 календарных дней, но и дополнительные дни, которые предоставляются в ряде случаев:
- Педагогические работники, как правило, получают его в двойном размере – т.е. 56 календарных дней (в некоторых случаях 42 дня).
- Для работников, которые занимаются опасным трудом (а также вредным) на производствах, в регионах Крайнего Севера. Они получают к стандартному ровно одну дополнительную оплаченную неделю отдыха.
- Существует несколько профессий, по которым также полагаются дополнительные оплаченные дни. Перечень профессий, количество дней сильно отличаются в каждом конкретном случае. Например, медицинский персонал получают еще 3 дня, если их суммарный стаж работы по специальности составляет 3 года и более. А работники, которые работают в республике Чечня по командировке, получают еще 2 дня за каждый месяц. Например, если они отработали 10 полных месяцев, то их он увеличится на 20 дней.
- Наконец, если у сотрудника ненормированный рабочий день, что отражено в соответствующих документах, он получает дополнительно 3 дня для отдыха.
Основание для формирования приказа на отпуск
Приказ на отпуск – организационно-распорядительный документ, отражающий факт предоставления работнику времени для отдыха, базирующегося на Трудовом кодексе РФ. Для издания названного документа необходимы:
- График отпусков, составляющийся до начала календарного года и утверждающийся за две недели до наступления года
- Заявление работника о предоставлении отпуска пишется за две недели до начала отпуска (этот срок законодательно не закреплен, но данный период оговаривается в локальных актах организации исходя из того, что после получения заявления необходимо издать приказ, произвести расчет отпускных и выплатить их за три дня до наступления отпуска) на основе графика отпусков и уведомления отдела кадров
Записка-расчет о предоставлении отпуска – документ, который составляют для бухгалтера расчетного отдела. На ее основании проводится расчет и определяется сумма отпускных. После ознакомления работника с приказом под роспись заполняют записку-расчет о предоставлении отпуска, используя унифицированную форму Т-60 или бланк, разработанный в организации.
Порядок заполнения унифицированной формы Т-60 в общих чертах описан в постановлении Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года. Вопрос о том, кто должен заполнить такой документ, остается невыясненным. На практике бланк записки-расчета о предоставлении отпуска поручают заполнить бухгалтеру, так как документ считается формой бухгалтерской отчетности. Такой подход считается ошибочным.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику относится к документу, в котором на первой (или лицевой) странице дублируются сведения, указанные в распоряжении (приказе) о предоставлении отпуска. Подготовкой такого документа занимается кадровик совместно с бухгалтером.