Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка за границу? Суточные по «заграничным» нормам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сразу скажем, что день пересечения границы оплачивается по принципу места прибытия. То есть, выезжая в командировку за границу, день пересечения государственной границы РФ сотрудником нужно оплатить по норме, установленной для страны, куда едет работник. Понятно, что дату пересечения госграницы можно установить по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 №1037-ИХ).
День отъезда в загранкомандировку
На практике бывает, что сотрудник за время командировки посещает несколько иностранных государств. В этом случае суточные за день пересечения границы между этими странами выплачиваются по норме, установленной для государства, куда направлен работник.
Размер и нормы суточных
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Их выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники.
Компания самостоятельно определяет размер суточных и может установить разные суммы разным категориям сотрудников. При заграничных поездках размер суточных может зависеть от страны, в которую направлен сотрудник. Но все это обязательно нужно зафиксировать в положении о командировках или аналогичном локальном акте организации.
Размер суточных имеет значение — в НК установлены нормативы, на сумму их превышения нужно начислить НДФЛ и взносы. Суточные в пределах норматива не входят в базу по налогу на доходы физлиц, а также в базу для исчисления страховых взносов.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Предложение о выходе на работу
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Акционерное общество "Бриз" ¦
¦ (АО "Бриз") ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦Исх. N 34-08/2015 Заместителю генерального директора¦
¦от 18.08.2015 Лютикову А.В.¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Ахмед Васильевич! ¦
¦ ¦
¦ В связи с производственной необходимостью прошу Вас по возвращении из¦
¦командировки выйти на работу в тот же день, 18 августа 2015 г., с 13.00.¦
¦ За этот день Вам будут выплачены: ¦
¦ - суточные в полной сумме; ¦
¦ - заработная плата пропорционально количеству фактически¦
¦отработанного времени; ¦
¦ - средний часовой заработок за часы рабочего дня, относящиеся к¦
¦периоду командировки. ¦
¦ Ставлю Вас в известность, что Вы имеете право отказаться от работы в¦
¦день приезда из командировки. ¦
¦ ¦
¦ Прошу подтвердить Ваше согласие письменно. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Дорофеев И.К. Дорофеев¦
¦ ¦
¦ Согласие (отказ) работника ¦
¦ ¦
¦ Я, Лютиков А.В., занимающий должность заместителя генерального¦
¦директора АО "Бриз", согласен выйти на работу в день приезда из¦
¦командировки, 18 августа 2015 г., с 13.00. ¦
¦ ¦
¦ Лютиков А.В. Лютиков¦
¦ 18 августа 2015 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Приказ о работе в день приезда из командировки. На основании письменного согласия сотрудника работодатель издает приказ. Приказ нужен, чтобы зафиксировать факт выхода на работу и особый порядок начисления оплаты за этот день.
Приказ может быть составлен в произвольной форме, например так, как показано на с. 58 (образец 3).
Образец 3
В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.
Д71 — К50/2 — выданы суточные из валютной кассы
Д71 — К50/1 — выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)
Д 20, 23, 25, 26, 44 — К71 — принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте — с пересчетом по курсу принятия отчета.
Д91 — К71 — списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте
Д50 — К71 — возвращен в кассу остаток аванса
Д71 — К50 — выдан перерасход по командировочным суммам
Д70 — К68 — начислен НДФЛ на превышение норм суточных
Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках — 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.
Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Какие документы нужны несовершеннолетним на границе
- дети могут выехать за рубеж по собственному загранпаспорту. При этом их должны сопровождать родители или законные представители;
- ребенку до 14 лет можно не оформлять загранпаспорт, если вписать сведения о нем в заграничный паспорт кого-то из родителей. Такая возможность предусмотрена в загранниках старого поколения;
- и с паспортом, и без паспорта необходимо предъявить свидетельство о рождении ребенка, а также нотариально заверенную копию документа;
- несовершеннолетний может покинуть Россию в сопровождении одного родителя без письменного согласия второго. Но многие страны запрещают въезд без такого разрешения. Например, для посещения стран шенгенской зоны нужно не только получить разрешение, но и заверить его нотариально. В России документ потребуется, если прежде один из родителей подавал письменное заявление о запрете на выезд ребенка за рубеж;
- для въезда в ряд стран СНГ достаточно свидетельства о рождении, где указано гражданство РФ.
Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных
НДФЛ и страховыми взносами (ОПС, ОМС, ВНиМ) не облагаются суточные в пределах суммы:
- по России — 700 руб./день;
- за границей — 2 500 руб./день.
Взносами ФСС от НС и ПЗ суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
Превышение сумм облагается НДФЛ и СВ по общим правилам, как другие облагаемые доходы.
Расчет суточных за 5 дней нахождения Голубевой К. В. в командировке:
- 4 дня включая дату выезда в Бельгию — 2 500 х 4 = 10 000 руб.
- 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Итого — 10 700 руб. Это не облагаемая НДФЛ и страховыми взносами сумма.
Если суточные выдавались в иностранной валюте, то в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ).
Датой фактического получения дохода для суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В нашем примере — это 30.06.2020.
Курс ЦБ РФ на 30.06.2020 — 83 руб./евро.
Суточные: (256 EUR х 83 руб.) + 700 руб. = 21 948 руб.
Доход, облагаемый НДФЛ (сверхнормативные суточные): 21 948 – 10 700 = 11 248 руб.
Для страховых взносов датой получения доходов является день утверждения авансового отчета.
Следовательно, для определения сверхнормативных суточных в рублях пересчет нужно производить именно на эту дату (п. 1 ст. 424 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 29.05.2017 N 03-15-06/32796).
Курс ЦБ РФ на 10.06.2020 — 78 руб./ EUR.
Суточные: (256 EUR х 78 руб.) + 700 руб. = 20 668 руб.
Доход, облагаемый СВ (сверхнормативные суточные): 20 668 – 10 700 = 9 968 руб.
Если налоговая база для исчисления НДФЛ и страховых взносов различается, то отразить операции в 1С можно так:
- создать начисление только для страховых взносов и начислить СВ в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры — Все начисления);
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы также не начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).
Расчет суточных с учетом времени на проезд
Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?
Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.
Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.
Работник вернулся из командировки ночью: нюансы оплаты
Если сотрудник вернулся из командировки в два часа ночи и этот день является его нерабочим днем, то необходимо оплатить этот день полностью или только фактически отработанное время? Как подтвердить время (для оплаты), затраченное на получение багажа, и путь от аэропорта до дома?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Необходимо оплатить только фактически затраченное работником время в пути; за каждый час ночного времени работнику также полагается доплата в размере не менее 20% оклада. Время в пути увеличивается на время, затраченное на путь от аэропорта до места жительства работника, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Документами подтверждающими такое время, могут быть: квитанция, выданная водителем такси, с указанием времени вызова такси и прибытия в пункт назначения; проездной документ на общественный транспорт и служебная записка с указанием затраченного времени исходя из расстояния и средней скорости транспортного средства.
Обоснование позиции:
Из п. 5 и п. 9 Положения следует, что за выходные дни в командировке, в течение которых работник не отдыхал, а привлекался к выполнению служебного поручения, производится оплата не в виде среднего заработка, а по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ. В соответствии с п. 4 Положения дни нахождения в пути к месту командировки и обратно включаются в период командировки. При этом вопрос об оплате выходных дней, которые работник провел в пути, в том числе дня отъезда и дня возвращения в выходной, Положением специально не урегулирован. Тем не менее сложилась практика, что по правилам ст. 153 ТК РФ оплачиваются не только выпадающие на выходные дни командировки, когда работник выполнял служебное поручение в месте командирования, но и другие выходные дни, которые работник не может использовать по своему усмотрению в связи с командировкой (день отъезда, день приезда, дни нахождения в пути)*(1).
Согласно части первой ст. 96 ТК РФ ночным считается время с 22 до 6 часов. Порядок оплаты ночного времени, используемого работником при прибытии из командировки в его выходной день, законодательством специально не урегулирован. Из буквального толкования части первой ст. 154 ТК РФ повышенной оплате подлежит именно работа в ночное время. Представляется, что, находясь в пути к месту командирования и обратно, работник как таковой работы не выполняет. В то же время для целей предоставления гарантий командированному работнику за время нахождения в пути понятие «работа» в правоприменительной практике толкуется расширительно.
Подтверждением этому является приведенная позиция судов и Минтруда России, в соответствии с которой время нахождения работника в пути, пришедшееся на его выходной день, должно быть оплачено по правилам ст. 153 ТК РФ, хотя данная статья формально также устанавливает необходимость компенсации работникам именно работы в выходной день. Полагаем, что аналогичный подход следует применять и при решении вопроса о необходимости выплаты работнику за время нахождения в пути компенсации, предусмотренной ст. 154 ТК РФ. Соответственно, за каждый час ночного времени, используемого работником при возвращении из командировки в его выходной день, ему полагается доплата в размере не менее 20% часовой тарифной ставки (оклада)*(4). С порядком расчета часовой ставки исходя из оклада можно ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Доплата за работу в ночное время.
Из п. 4 Положения следует, что при определении продолжительности командировки дополнительно ко времени отправления и прибытия транспортного средства, на котором работник отправляется в командировку, следует присоединить время, необходимое для того, чтобы добраться до (от) аэропорта, но только если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Норм, предусматривающих учет затраченного на получение багажа времени при определении продолжительности командировки, законодательство в любом случае не содержит.
Перечень документов, подтверждающих, в частности, время, затраченное на дорогу от находящегося за чертой населенного пункта аэропорта до места жительства работника, на законодательном уровне не установлен. Соответствующих разъяснений компетентных органов нами, к сожалению, не обнаружено. Полагаем, что если, например, работник добирался на такси, то в этом случае таким документом может быть квитанция, выданная водителем такси, с указанием времени вызова такси и прибытия в пункт назначения. Если работник добирался на общественном транспорте, таким документом может быть билет и служебная записка с указанием затраченного на дорогу времени. Если работник добирался на личном транспорте, на наш взгляд, он также может предоставить служебную записку с указанием затраченного времени исходя из расстояния и средней скорости транспортного средства. Так, например, в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 08.02.2017 N 09АП-65616/16 суд исходил из примерной продолжительности времени, необходимого для прибытия к месту назначения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Смотрите решение Верховного Суда РФ в от 20.06.2002 N ГКПИ02-663, апелляционное определение Верховного Суда Республики Дагестан от 12.04.2017 по делу N 33-1728/2017, определение Иркутского областного ��уда от 16.07.2015 N 33-5998/2015, а также письма Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415 и от 25.12.2013 N 14-2-337.
*(2) В правоприменительной практике существует позиция, согласно которой время пути, приходящееся на выходные дни, нужно оплачивать по двойной дневной ставке от оклада за каждый выходной без учета проведенных часов в дороге (кассационное определение Саратовского областного суда от 14.07.2011 N 33-3776/11, апелляционное определение Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу N 33-7832).
*(3) Аналогичное мнение встречается и в консультациях с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»(смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 и вопрос-ответ 3).
*(4) Подчеркнем, такая позиция является нашим экспертным мнением. В профессиональной литературе встречается противоположная точка зрения по данному вопросу (смотрите, например, следующие материалы: журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2017 г.; журнал «Отдел кадров коммерческой организации», N 4, апрель 2016 г.; вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Что сейчас происходит с банками в России
Основной удар по банкам России был нанесен еще весной 2022 года. Самые распространенные международные платежные системы Visa и Mastercard приостановили работу в нашей стране. С тех пор карты этих систем, выданные российскими банками, работают исключительно внутри страны, за границей же они бесполезны.
Аналогичная ситуация с картами японской платежной системой JCB. Она не очень распространена у нас, поэтому её уход прошел не так заметно.
🟢 Пока не отвернулась от российских банков китайская платежная система UnionPay. Также у нас имеется своя собственная система МИР, работающая с банками дружественных стран. Но все-таки эти две системы по своему покрытию не могут сравниться с Visa или Mastercard. Какие у них возможности на данный момент – читайте далее. Также в статье расскажем про альтернативные способы оплаты за границей, доступные для россиян, и поделимся личным опытом.
Оплата командировочных выплат за границей
Для того, чтобы рассчитать размер суточных выплат для сотрудника, который пребывал за территорией государства, необходимо среднедневную норму по такой статье расходов умножить на количество командировочных выплат. При этом главной особенностью при расчете командировочных является расчет количества тех дней, которые будут засчитаны в командировку. Главным ориентиром для расчета служит не проездной билет (исключение – страны СНГ), а отметка в загранпаспорте.
И здесь возникает вопрос: а оплачивается то время, когда сотрудник находится на территории России, ведь иногда до самой границы необходимо доехать. Да, оплачивается, но исключительно по тарифу обычной командировки.
И чтобы было более понятно, рассмотрим пример:
23 мая сотрудник Кириченко С.П. был направлен в командировку в Чехию. Для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник поездом ехал из своего города в Москву, а потом поездом из Москвы в Чехию. Согласно отметке в паспорте поезд пересек границу России 25 мая утром. Обратно сотрудник возвращался 29 мая, пересечение границы было зафиксировано 30 мая. Домой субъект прибыл 31 мая. Как рассчитываются суточные?
Расчет:
- Определяем количество дней, которые работник пребывал на территории России: поскольку пересечение границы было 25 и 29 мая, то эти дни будут засчитаны в командировку за границей, получается период с 24 по 30 мая должен быть оплачен по заграничному тарифу. Получаем 7 дней по 2500 рублей, то есть 17500 рублей;
- Определяем количество дней, которые сотруднику отведены для командировки в пределах государства: 23 мая и 31 мая, то есть 2 дня. Получаем 2*700 = 1400;
- Итоговая сумма компенсации составляет 17500+1400 = 18900 рублей.
Пример приведен с учетом того, что на предприятии установлены максимальные размеры суточных, не подлежащих удержанию НДФЛ.