Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.
Что это такое и когда понадобится
Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:
- прогулы;
- невыполнение обязанностей;
- некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
- превышение полномочий;
- иные ситуации.
Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.
Служебную записку оформляет непосредственный начальник работника, нарушившего должностные обязанности, и подает ее выше, соответственно служебной иерархии.
Рекомендуется не затягивать с подачей служебной записки, поскольку ТК РФ (ст.193) разрешает наложение взыскания только в течение 1 месяца со дня обнаружения проступка. К тому же в отдельных случаях обстоятельства нарушения могут быть сглажены, ликвидированы или забыты, что может обнулить доказательную базу. А практика показывает, что подобное попустительство может быстро разрушить трудовую дисциплину и принести серьезные убытки компании.
При серьезном прегрешении сотрудника допускается прямое обращение к высшему руководству не только его непосредственного начальника, но и неравнодушного коллеги.
Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей носит информативный характер для руководства предприятия и может служить воспитательным моментом для остального коллектива. Но она может послужить важной причиной для серьезного наказания сотрудника. Поэтому необходимо очень четко и доказательно формулировать основную часть документа.
Излагая суть нарушения, нужно придерживаться реальных фактов произошедшего и избегать малейшей возможности обвинить автора в голословности или предвзятости:
- кратко изложить факт нарушения с четкой привязкой по дате, времени, наличию свидетелей (если они были);
- правильно сформулировать влияние нарушения на работу или репутацию предприятия, или его отдела;
- в заключении документа сформулировать просьбу к руководству разобраться в сложившейся ситуации.
Пример пояснительной записки кадровика
Главному бухгалтеру
Антоновой Е.П.
Объяснительная записка
25.03.2021 года я, Кузнецова Ю.В., начальник кадровой службы, провела неправильное начисление заработной платы охраннику Пальцеву В.К. Ошибка в проведенных мной расчетах повлекла за собой уменьшение положенной к выплате суммы заработной платы. Из-за этого Пальцев В.К. недополучил зарплату в размере 1000 рублей (одной тысячи рублей).
Свою ошибку я совершила неумышленно. Из-за огромной загруженности была допущена неточность во внесении данных в таблицу для расчета, что повлекло за собой неверное начисление заработной платы. Свою вину в случившемся я осознаю. Впредь обещаю более внимательно относиться к своим должностным обязанностям и сосредотачивать свое внимание только на работе.
26.03.2021 года (Кузнецова Ю.В.)
Последовательность действий руководителя
Дисциплинарное взыскание может повлиять на дальнейшую судьбу работника приблизительно год. Если за этот период у него не появится новое взыскание, считается, что старое аннулируется. Начальство может само снять взыскание до того, как пройдет год от даты его внесения. Если же начальник планирует уволить работника, ему следует придерживаться определенной последовательности действий.
Сначала происходит фиксация факта невыполнения – сотрудник совершил какое-то нарушение или не справляется со своими профессиональными обязанностями. Это должно быть закреплено соответствующим актом, а к нему прикрепляются все документы, подтверждающие информацию, указанную в акте.
У работника запрашивают объяснительную, по поводу неисполнения им должностной обязанности. Объяснительная должна быть представлена в письменном виде, как и требование её предоставить. Это не указано в законе, но является полезным фактором, если возникнет трудовой спор и нужно будет доказать соблюдение процедуры. Уведомление должно быть представлено в двух экземплярах, поскольку одна копия должна остаться у работодателя, а вторая отправиться работнику. При этом сотрудник пишет дату когда увидел документ и свой автограф на экземпляре начальства.
Когда объяснительнаязаписка о невыполнении должностных обязанностей будет доставлена руководителю, информация будет зарегистрирована работодателем в специальном журнале. Если же работник не предоставил объяснительную записку в течение двух дней с момента получения запроса, работодатель должен составить акт. В нем указывается, что сотрудник проигнорировал требование. Отсутствие объяснительной не является причиной для невозможности отстранения работника. Если есть докладная, сотрудника смогут привлечь к ответственности.
Если объяснительная есть, причина, которая объясняет невыполнение должностной обязанности, должна быть уважительной. Работодатель должен это проверить. Также учитываются такие факторы, как тяжесть проступка, насколько в нем присутствует вина работника, при каких обстоятельствах было совершено правонарушение, и как себя вел работник ранее.
Дальше следует проверить сроки применения дисциплинарного взыскания. Применить меры можно в течение месяца с момента обнаружения проступка (момента, когда поступила докладная). Но не учитывается время, когда работник болел, находился в отпуске или дело рассматривали представительные органы работника. Отсчет начинается с момента, когда о нарушении стало кому-то известно, неважно может ли этот человек проводить дисциплинарное взыскание. Максимальный срок, в течение которого можно требовать взыскания, составляет 6 месяцев, даже с учетом времени, что исключается из отсчета. Если проводится хозяйственная ревизия, сроки продлеваются до 2 лет. Если эти сроки будут нарушены, есть высокая вероятность, что уволенного сотрудника восстановят в должности вне зависимости того, нарушил он что-то или нет.
Если работнику все же нужно организовать увольнение и у него проблемы с невыполнением обязанностей, следует проверить, не входит ли он в категорию людей, которые не могут быть подвержены увольнению. Например, уволить нельзя беременную женщину. Но и здесь есть исключения – если компания проходит этап ликвидации.
Когда никаких препятствий нет, выдается приказ о прекращении действия трудового договора. Работник знакомится с рассматриваемым договором под подпись. Иногда сотрудники не могут ознакомиться с документом, потому об этом нужно поставить соответствующую отметку. А если увольняемый отказывается ставить подпись, нужно составить специальный акт.
Последний шаг – внесение соответствующей записи в трудовую книжку. В ней нужно указать по какой причине договор расторгнут и дать ссылку на нормы закона. В п. 5.3 подробно описана инструкция того, как заполнять трудовую книжку. Условия утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 №69.
Запись за невыполнение должностных обязанностей статья, внесенная в трудовую книгу, выглядит следующим образом:
| № записи | Дата | Информация о приеме на работу, переводу на другие постоянные рабочие места, квалификациях, увольнениях (указываются причины и ссылки на статьи, пункты закона) | Название, даты и номера документов, на основании которых вносятся записи | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| … | … | … | … | … | … |
| 6 | 15 | 08 | 2014 | Трудовой договор расторгается по причине | Приказ |
| неоднократного неисполнения | от 15.08.2014 № 5-у | ||||
| трудовых обязательностей без уважительных причин | |||||
| , п. 5 ч. 1 ст. 81 | |||||
| Трудовой кодекс Российской Федерации | |||||
| Секретарь Морозова | |||||
| М. П. |
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Главная » Записки, справки » Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей составляется начальником подразделения, где работает сотрудник, который отказывается исполнять установленные для него обязанности, либо исполняет их ненадлежащим образом.
Докладная записка — это документ, с помощью которого можно уведомить вышестоящее начальство о каком-либо событии. К докладной записке прикладываются подтверждающие событие документы.
Важно
Для работника должностные обязанности устанавливаются трудовым договором, должностной инструкцией. Работник при трудоустройстве изучает свои обязанности и ставит свою подпись в знак того, что будет соблюдать предъявляемые к его должности требования.
Нарушение должностной инструкции может быть наказуемо. Руководитель может применить к работнику один из видов дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение (как уволить по инициативе работодателя).
Степень наказания зависит от серьезности нарушения.
Если невыполнение должностных обязанностей заключается в незначительной ошибке в работе, не повлекшей за собой серьезных последствий, то наказание может не применяться.
Руководитель должен учесть все обстоятельства, сопровождающие нарушение, оценить степень виновности работника.
Для того чтобы руководитель смог правильно оценить ситуацию, ему подаются документы, в числе которых докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, а также объяснительная записка от работника. (Скачать образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей).
Скачать образцы других докладных записок:
- о нарушении трудовой дисциплины — образец;
- об отсутствии на рабочем месте — скачать;
- об оскорблении — скачать.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.
Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.
Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:
- опоздание без уважительной причины;
- преждевременный уход с работы;
- прогул;
- появление в нетрезвом виде;
- некорректное выполнение своих обязанностей;
- бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
- некорректное общение с коллегами и т.п.
Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:
- Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
- Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.
По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.
Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.
Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:
- опоздание без уважительной причины;
- преждевременный уход с работы;
- прогул;
- появление в нетрезвом виде;
- некорректное выполнение своих обязанностей;
- бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
- некорректное общение с коллегами и т.п.
Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:
- Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
- Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.
По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.
Что должно быть в документе
По сути, докладная записка на работника – это официальная жалоба руководству за халатное отношение подчиненного к работе. Она уведомляет высшее руководство о невыполнении конкретным сотрудником его рабочих обязанностей. Служебная записка такого вида является основанием для взыскания или увольнения.
Данный документ оформляется не всегда. Он направляется руководству исключительно в случае умышленного игнорирования своих рабочих обязанностей или грубого нарушения трудового режима. В процессе выяснения основных моментов по происшедшему инциденту докладная не оформляется. После сбора и анализа доказательств вины сотрудника руководитель отдела принимает решение о направлении записки руководящему звену компании.
Рассмотрим пример. Работник игнорирует приказ начальника выполнить наладку оборудования, в результате чего останавливается работа всей бригады. Начальник выясняет причины, повлекшие за собой такой сбой. Выясняется, что один из сотрудников не выполнил свою работу. В процессе сбора доказательств начальник проводит беседу с сотрудниками. Выясняется умышленное неисполнение работы и халатное отношение одного работника к своим обязанностям. На основании доказательств начальник составляет официальную докладную записку и направляет ее руководству.
Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины
Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…
Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.
Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.
Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.
Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.
- Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
- Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
- Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
- Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
- Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
- Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
- Внизу слева ставится дата написания документа.
- Внизу справа — подпись.
При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.
Насколько эффективно написание докладной на сотрудника
Докладную за оскорбление на рабочем месте следует подавать, если вы уверены в своей правоте, и у вас не возникнут сложности с руководством и другими сотрудниками в дальнейшем. Иногда легче погасить конфликт в его зачатке, чем раздувать до серьезных размеров.
Какие цели при этом преследуются:
- повышение эффективности трудоспособности коллектива (ведь при конфликтной ситуации снижается и уровень такого немаловажного фактора);
- восстановление имиджа компании (если при происшествии присутствовали ее клиенты);
- стабилизация психологической обстановки в коллективе;
- урегулирование проблемы;
- снятие ответственности с пострадавшего;
- защита своих прав.
Существуют обстоятельства, когда подача такого документа не только неэффективна, но и лишена какой-либо объективности:
- у пострадавшего присутствует личная неприязнь к обидчику;
- не существует доказательств происшествия инцидента;
- конфликт — небольшой и сильно не повлиял на коллектив в целом;
- он вовремя был ликвидирован.
В остальных случаях обязательно нужно обратиться к руководству с докладной на работника за оскорбление, чтобы пресечь появление подобной проблемы в дальнейшем.
Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей
Руководитель компании не может обеспечить полный контроль за своими сотрудниками, чтобы выяснять, кто бездельничает или трудится с ленцой и т.д. Для этого существуют менеджеры структурных отделений, которые могут в любой момент написать жалобу на нарушителя, не выполняющего добросовестно свои должностные инструкции, чтобы он был привлечен к ответственности. Для этого и создан бланк с наименованием «докладная записка», которая обязана оформляться по установленным правилам.
Что это такое?
Докладная записка – это такой бланк, обеспечивающий информационное сообщение руководству компании или менеджеру структурного отдела о всплывшей проблеме. В бланке отправитель описывает причину своего обращения и обращается с просьбой о принятии мер по возникшей проблеме.
Пишем служебную записку о невыполнении должностных обязанностей
На любом предприятии отыщется сотрудник, не уважающий своих сослуживцев, подчиненных и иногда даже начальство. В отличие от дисциплинарных проступков и ненадлежащего исполнения своих обязанностей иногда бывает трудно наказать сотрудника за некорректное поведение, поскольку нормы о некорректном поведении практически не встречаются в ТК РФ (за исключением педагогических работников).
Поскольку понятие некорректного поведения, а также наказание за него не прописываются в основных законодательных актах, для того, чтобы иметь возможность квалифицировать некорректное поведение сотрудника, а также применить наказание за это, необходимо внести вышеуказанные понятия в локально-нормативные документы данной организации.
Например, в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка.
Докладная: определение и цели
Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.
Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка, и прикреплены к ним в качестве приложения.
Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.