ЭТК (электронные трудовые книжки)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЭТК (электронные трудовые книжки)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Порядок и сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР при увольнении

2. Правила заполнения полей формы

3. Как заполнить СЗВ-ТД?

4. Нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя?

5. Как правильно заполнить СЗВ-ТД?

6. Для чего сдавать СЗВ-ТД

7. Как заполнять форму СЗВ-ТД за декабрь 2020 года

8. Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении

9. Правила заполнения отдельных полей формы СЗВ-ТД

10. Как исправить ошибки в других разделах СЗВ-ТД

11. Как передать отчет уволенным

Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.

Порядок и сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР при увольнении

До начала 2021 года граждане дожны были определиться с тем, в каком виде будет учитываться их трудовая деятельность — только в электронном в ПФР либо в электронном и бумажном формате.

Работники должны были подать соответствующее заявление о своем выборе. Если выбран электронный способ учета, то бумажная книжка должна быть выдана на руки, работодателю остается только своевременно передавать данные о мероприятиях в ПФР посредством формы СЗВ-ТД.

Если выбран традиционный вариант учета, то работодателю по-прежнему необходимо вносить информацию в трудовую книжку, а также заполнять форму СЗВ-ТД для передачи сведений в ПФР.

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе
Регистрационный номер в ПФР	Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.
Работодатель (наименование)	Название: организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции); обособленного подразделения; отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ. Фамилия, имя, отчество (при наличии): ИП: адвоката; нотариуса, занимающегося частной практикой; главы крестьянского (фермерского) хозяйства.
ИНН	Должен соответствовать ИНН в карточке страхователя.
КПП	9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета: организации (если форму сдает головная компания); обособленного подразделения (если форму сдает ОП). Должен соответствовать КПП в карточке страхователя.
Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь Это раздел для правопреемников работодателей, снятых с учёта. Его заполняют, когда нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее подавал снятый с учtта работодатель.
Регистрационный номер в ПФР	Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.
Работодатель (наименование)	Название: организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции); обособленного подразделения; отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ. Фамилия, имя, отчество (при наличии): ИП: адвоката; нотариуса, занимающегося частной практикой; главы крестьянского (фермерского) хозяйства.
ИНН	Должен соответствовать ИНН в карточке страхователя.
КПП	9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета: организации (если форму сдает головная компания); обособленного подразделения (если форму сдает ОП). Должен соответствовать КПП в карточке страхователя.
Сведения о зарегистрированном лице Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ
Фамилия (обязательно для заполнения)	Указываются на русском языке в именительном падеже. Сокращение и замена инициалами не допускается.
Имя (обязательно для заполнения)
Отчество (при наличии)
Дата рождения	День, месяц и год рождения. Год обозначается целым числом, состоящим из 4-х цифр.
СНИЛС	Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица, состоящий из 11-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХХХ
Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной
Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки или Подано заявление о представлении сведений о трудовом стаже	Заполняется тем работодателем, кому подано соответствующее заявление. В поле «Дата подачи» ставится дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 17.02.2020). В поле «Признак отмены» ставится знак «Х», заполняется только при отмене ранее представленных сведений.
Сведения об отчётном периоде В новом формате не нужно указывать период, за который подается отчёт
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица
1. № п/п	Порядковый номер кадрового мероприятия в рамках данной формы СЗВ-ТД.
2. Дата (месяц, число, год) приема, перевода, увольнения	Дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Сведения о приеме, переводе, увольнении	Следующие значения: ПРИЁМ — при приеме на работу (службу) ПЕРЕВОД — при переводе на другую работу ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — изменение наименования страхователя (т.е. работодателя) УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — при установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации УВОЛЬНЕНИЕ — при увольнении с работы ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) — при наличии решения суда о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ Приостановление действия заключённого трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьёй 351.7 ТК РФ ВОЗОБНОВЛЕНИЕ Возобновление действия ранее заключённого трудового договора, при котором за работником сохранялось рабочее место, в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ
4. Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера	Заполняется только на зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера/работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Указывается один из следующих кодов: РКС — работа в районах Крайнего Севера; МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
Наименование:
5. Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конк��етный вид поручаемой работы), структурное подразделение	Заполняется в соответствии со штатным расписанием. Если по закону для тех или иных должностей (профессий и проч.) установлены льготы или ограничения, то заполняется в соответствии с квалификационными справочниками, профстандартами или реестрами должностей. Структурное подразделение указывается, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном подразделении. Для государственных или муниципальных служащих отмечается код по реестру должностей. При установлении (присвоении) второй и последующей профессии указывается разряд, класс, категория и т.д. В случае принятия судом решения о лишении гражданина права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, делается запись о том, на каком основании, на какой срок и какую именно должность нельзя занимать.
6. Код выполняемой функции по ОКЗ	Указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), заполняется в новом формате «ХХХХ.Х» первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий пятый знак — контрольное число
7. Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона	Причина прекращения трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным законом. Какие-либо сокращения не допускаются.
Основание:
8. Наименование документа	Данные документа (приказа, распоряжения, решения и т.д.), подтверждающего оформление, изменение или прекращение трудовых отношений: приема, перевода, увольнения и т.д.
9. Дата	День, месяц, год в формате ДД.ММ.ГГГГ.
10. Номер документа	Указывается без знака «№».
11. Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении	Заполняется только в случае отмены ранее представленных сведений. Ставится знак «Х».

Как заполнить СЗВ-ТД?

Эта форма заполняется на основании документов (приказов, распоряжений), подтверждающих оформление (изменение) трудовых отношений между организацией и работником, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (п. 1.2 Порядка). То есть в форме СЗВ-ТД указываются следующие сведения о застрахованном лице:

Аспект	Конкретика
Место работы	1. Наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя). 2. Регистрационный номер страхователя
Сведения о выполняемой работе и периодах работы	1. Сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник. 2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы). 3. Сведения о переводах на другую постоянную работу. 4. Сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений. 5. Реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
Сведения о способе ведения трудовой книжки	Указывается информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения работодателем трудовой книжки

Нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя?

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены в гл. 43 ТК РФ. Однако в ст. 273 ТК РФ сказано, что положения указанной главы не распространяются на директора, являющегося единственным учредителем. Это исключение обусловлено невозможностью заключения трудового договора с самим собой, поскольку у организации нет других участников (членов, учредителей). Единственный участник общества своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа – директора (генерального директора, президента и т. д.). Управленческая деятельность в данном случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.

На этом основании Минтруд в Письме от 24.03.2020 № 14-2/В-293 пояснил следующее. В связи с тем, что сведения о трудовой деятельности формируются на лиц, с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, на единственного учредителя, выполняющего функции директора без оформления трудового договора, такие сведения не подаются. Иными словами, форму СЗВ-ТД в отношении единственного учредителя – руководителя организации представлять не нужно.

Как правильно заполнить СЗВ-ТД?

Порядок заполнения отчетности о трудовой деятельности работников утвержден Постановлением. В ней содержатся практически все сведения, которые отражены в бумажной трудовой книжке.

В отчете по форме СЗВ-ТД указывается информация:

Сведения о страхователе (организации или ИП).

В этом блоке необходимо заполнить поля:

регистрационный номер в ПФР;
полное наименование или ФИО без сокращений;
ИНН и КПП.

ФИО (полностью), дата рождения и СНИЛС застрахованного лица, в отношении которого составлена форма.
Подача заявления о выборе способа ведения ТК отражается в документе с указанием его даты.
Отчетный период, по которому СЗВ-ТД составлена (месяц и год, в котором произошло кадровое действие).
Табличная часть, содержащая:

порядковый номер записи в форме;
дата регистрации кадрового действия (приема, увольнения, перевода и т.д.);
наименование мероприятия кадрового учета;
трудовая функция работника, ее код (при наличии) заполняется строго в соответствии со штатным расписанием;
причина увольнения со ссылкой на основание по Трудовому кодексу;
реквизиты документа, в соответствии с которым произведено кадровое действие (наименование, дата и номер);
графа 10 заполняется только в случае необходимости отменить ошибочную запись, которая ранее была передана в ПФР по форме СЗВ-ТД. Простановка отметки «Х» в этой графе является признаком отмены неверного значения. Правильная запись указывается ниже.

Принцип заполнения таблицы полностью соответствует правилам ведения трудовых книжек.

Подписание документа. Указывается наименование должности руководителя организации (или ФИО индивидуального предпринимателя), проставляется его подпись и расшифровка.
Дата составления формы.
Печать организации.

Для чего сдавать СЗВ-ТД

Помогли разобраться эксперты Эвотора

При помощи отчётов СЗВ-ТД работодатели могут передавать актуальную информацию о своих сотрудниках в органы ПФ РФ. Эта форма отчётности напрямую связана с переводом российских работников на электронные трудовые книжки. Такая возможность появилась в январе 2020, и в течение года каждый работающий гражданин мог выбрать, в какой форме будут вестись записи о его трудовой деятельности.

В системе пенсионного страхования у каждого застрахованного свой индивидуальный лицевой счёт, а в нём появился новый раздел — «Сведения о трудовой деятельности». Доступ ко всем сведениям о трудовой деятельности каждого работника с начала 2020 года есть у работников, работодателей и Пенсионного фонда.

Сдавать форму обязаны все работодатели. В списке не только отечественные компании, но и отделения иностранного бизнеса, представленные в РФ. Также отчёт СЗВ-ТД должны подавать обособленные подразделения российских предприятий и компаний, ИП с наёмными работниками.

Как заполнять форму СЗВ-ТД за декабрь 2020 года

Отчет нужно будет сдать, если выполняются следующие условия:

Вы являетесь работодателем. Это значит, что у вас есть заключенные трудовые договора с сотрудниками. Договоры ГПД не учитываются при этом.
За декабрь у вас были передвижения по кадрам:

прием на работу;
увольнение;
повышение;
перевод на другую работу;
перевод в другое подразделение;
работник написал заявление с выбором предпочтительного варианта ведения трудовой книжки — в электронном или бумажном виде.

СЗВ-СТАЖ бывает трех типов:

Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период.
Дополняющая. Подается, если данные исходной формы не были учтены из-за ошибок.
Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть периоды работы календарного года, срок предоставления отчетности за которые не наступил.

Что в каких типах форма нужно заполнять:

в исходной и дополняющей — раздел 1, раздел 2 и раздел 3;
в форме для назначения пенсии — разделы 1-5.

Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении

СЗВ-ТД представляется по форме, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Обычно внесение сведений о работодателе (рег. номер, наименование, ИНН, КПП) и увольняемом сотруднике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС) не вызывает затруднений, поэтому рассмотрим заполнение табличной части отчета.

Номер графы	Краткое наименование графы	Как заполнить
Графа 1	№ п/п	Проставляем «1»
Графа 2	Дата приема, перевода, увольнения	Проставляем дату увольнения, в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например, 28.09.2021
Графа 3	Сведения о приеме, переводе, увольнении	Пишем «УВОЛЬНЕНИЕ»
Графа 4	Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера	Проставляем код РКС, если ваш сотрудник трудится в районах Крайнего Севера, или код МКС, если в местностях, приравненных к нему. В большинстве случае эту графу оставляем незаполненной
Графа 5	Трудовая функция, структурное подразделение	Например, «водитель, транспортный отдел». Если в трудовом договоре нет подразделения, то только должность
Графа 6	Код выполняемой функции	Кодовое обозначение занятия, соответствующего должности (профессии) работника, виду осуществляемой им при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей) трудовой деятельности, по Общероссийскому классификатору занятий. Он заполняется в формате «XXXX.X». Например, на водителя «8332.9»
Графа 7	Причины увольнения	Указыванием причину увольнения, не забываем по пункт и статью ТК РФ. Например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 8	Наименование документа	Проставляем «Приказ»
Графа 9	Дата документа	Указываем дату издания приказа об увольнении, например, 27.09.2021
Графа 10	Номер документа	Указываем номер приказа об увольнении, без знака «№», например, 67
Графа 11	Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении	Не заполняем

Правила заполнения отдельных полей формы СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД состоит из двух частей:

из шапки (реквизитной части), в которой указываются сведения о страхователе и застрахованном лице, дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо предоставлении сведений о трудовой деятельности, а также данные об отчетном периоде;
из табличной части, в которой отражается информация о кадровых мероприятиях или заявлениях о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Приведем порядок заполнения реквизитной части формы.

Поле	Порядок заполнения
Сведения о страхователе
«Регистрационный номер в ПФР»	Указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию, который должен состоять из 12 цифр по формату «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ»
«Работодатель (наименование)»	Указываются наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции), наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории РФ, обособленного подразделения. К сведению: при представлении сведений индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянского (фермерского) хозяйства указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью, без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность
«ИНН»	В этом поле, состоящем из 12 знако-мест, показатель ИНН плательщика, имеющий 10 знаков, записывается в первых 10 знако-местах, а в двух последних ставится прочерк. Для юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, ИНН указывается на основании свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории РФ. Для физического лица ИНН проставляется согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
«КПП»	КПП должен состоять из девяти цифр либо отсутствовать. Указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного согласно законодательству РФ, по месту нахождения на территории РФ. КПП по месту нахождения обособленного подразделения проставляется в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного согласно законодательству РФ, по месту нахождения обособленного подразделения на территории РФ
Сведения о зарегистрированном лице
«Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)»	Эти поля обязательны для заполнения. Они заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами
«Дата рождения»	Указывается дата рождения зарегистрированного лица
«СНИЛС»	Приводится страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, в отношении которого представляется форма СЗВ-ТД. СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату «XXX-XXX-XXX-XX» или «XXX-XXX-XXX XX»
Сведения, указанные в вышеперечисленных полях, должны соответствовать сведениям, отраженным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФР (Постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п «Об утверждении формы документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и порядка его оформления в форме электронного документа»)
Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо предоставлении сведений о трудовой деятельности
«Дата подачи», «Признак отмены»	Указывается дата подачи соответствующего заявления в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Поле заполняется тем работодателем, которому подано заявление. При необходимости корректировки даты подачи зарегистрированным лицом одного из заявлений представляется форма СЗВ-ТД, где в соответствующей строке фиксируется новая дата подачи заявления. В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений в соответствующей строке указывается ранее отраженная дата и в поле «Признак отмены» ставится знак «X»
Сведения об отчетном периоде
«Отчетный период»	Заполняется при ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД. Номер месяца календарного года указывается в формате «ММ», а год, за который представляется форма СЗВ-ТД, – в формате «ГГГГ»

Декабрь 2022

Как исправить ошибки в других разделах СЗВ-ТД

Программы проверки отчетности, представленные на официальном сайте ПФР, позволяют не только подготовить отчет, но и проверить его на наличие ошибок.

СЗВ-ТД с грубыми ошибками, которым соответствует код 50, ПФР не примет:

регистрационный номер и ИНН страхователя должны быть верно указаны и совпадать с имеющимися в базе ПФР;
СНИЛС работника должен быть уникальным.

Получается, что подобные искажения станут причиной в отказе от принятия первичного СЗВ-ТД: такие ошибки исправляются сразу, а не в порядке отмены сведений.

Менее серьезные ошибки также рекомендуем исправлять до момента сдачи в ПФР: теоретически ведомство должно обратить на них внимание работодателя, но принять отчет. Например:

СНИЛС сотрудника не прошел проверку на соответствие контрольному числу, т.е. указан неверно;
ФИО работника или КПП предприятия отличаются от информации в базе ПФР.

В итоге сведения о страхователе и застрахованном лице корректируются на стадии составления СЗВ-ТД:

грубые ошибки послужат причиной отказа в принятии сведений, потребуют исправлений и направления первичного отчета повторно;
менее критичные неточности также необходимо исправить, т.к. на них ведомство обязательно обратит внимание, хотя и примет отчет.