Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Если вы заключаете договор с юридическим лицом, найдите сайт этого юридического лица или иной ресурс, где будет указан именно этот юридический адрес.
С физическими лицами, конечно, сложнее. Желательно также найти иные источники, в которых указаны такие данные.
Рекомендуем не стесняться и запрашивать любые подтверждения у другой стороны и сохранять их себе на случай возникновения проблем.
Обращаем внимание также на такой нюанс: если сторона начала исполнять договор (заплатила деньги, начала что-то еще делать, о чем договорились) — ссылаться на незаключенность договора будет сложнее, поскольку суды придерживаются мнения, что если договор начали исполнять, значит, считали его согласованным и заключенным.
Также важно проверить полномочия подписанта самого договора и полномочия того, кто отправил этот договор. Для этого также нужно запросить документы.
У физического лица смело запрашивайте скан паспорта, у юридического лица — сканы документов, выписку из ЕГРЮЛ, доверенности.
Подводя итог: важным условием юридического засиливания скана договора является достоверность источника, из которого был он получен.
Если условия об электронном взаимодействии нет…
Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.
На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.
Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту
Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».
Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.
Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.
Правила использования электронной почты
Юридически значимые документы, касающиеся заключения, исполнения, изменения, прекращения договора следует отправлять только с электронных адресов, указанных в соглашении как принадлежащих уполномоченным представителям сторон, желательно официальных адресов организаций.
Целесообразно подробно описать, как подтверждается, что сообщение доставлено. Например, скан-копия считается полученной, если сторона в тот же день отправит ответ с о и датой получения.
При отправке файлов, содержащих юридически значимые документы, рекомендуется в тексте письма написать пояснение о вложении.
Часто при рассмотрении споров суды считают, что сопровождающая переписка позволяет установить наличие взаимного согласия и договорных отношений между сторонами.
Подписание договора по электронной почте — Мнения судов и налоговой — Советы юриста компании Базальт в Москве
Заключение договора путем обмена скан-копиями по электронной почте становится нормой делового оборота. Особенно часто это используется для договоров на сравнительно небольшие суммы. Преимущества очевидны — это значительно ускоряет процесс работы и особенно актуально для партнеров из разных регионов.
Законно ли это? Имеет ли юридическую силу скан-копия без оригинала? Рассмотрим вопрос подробнее.
Что говорит закон о заключении договора?
Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) говорит, что договор составляется с помощью технических средств, позволяющих его воспроизвести на материальном носителе и подписывается уполномоченными лицами.
При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Это может быть собственноручная подпись на документе или ее аналог электронная цифровая подпись.
- Также ГК РФ допускает обмен документами с помощью почтовой, электронной или иной связи, при условии, что способ заключения договора позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю.
- Достаточно ли скана договора: позиция судов
- Моделируем ситуацию:
Мы договорились с контрагентом об условиях сотрудничества. Подготовили договор, подписали со своей стороны и отправили скан-копию контрагенту по электронной почте. Тот распечатал, подписал со своей стороны, отсканировал и отправил нам обратно
Теперь у нас на руках оригинал договора, подписанный с нашей стороны, и распечатка скана договора, подписанного обеими сторонами.
Если все идет хорошо, вопросов между сторонами не возникает. Но, случается, что одна из сторон внезапно меняет свою позицию, идет в суд и заявляет, что договор не заключен вовсе.
Истец подкрепляет свою позицию ссылкой на Гражданский кодекс, на нормы о соблюдении письменной формы сделки и о том, что заключение договора подразумевает составление единого документа, подписанного уполномоченными лицами, а в данном случае подобного документа не было.
Однако, суды уже давно исходят из тезиса, что сторона не вправе ссылаться на незаключенность договора, если он уже исполняется сторонами.
То есть, если обе стороны начали работать по договору, значит предполагается, что они согласны с тем, что договор заключен. В данной ситуации несоблюдение простой письменной формы сделки уже не будет играть существенной роли.
Другой вопрос: были ли однозначно согласованы все условия договора? Допустим, в переписке по электронной почте фигурировали разные версии договора: в одной поставка товара идет за счет покупателя, а в другой — за счет продавца. Какую из версий стороны имели в виду, начиная его исполнение?
В этом случае суд будет анализировать совокупность косвенных доказательств, включая переписку по электронной почте. Правда, в том случае, если переписка осуществлялась с понятных адресов, желательно — с корпоративной почты.
Таким образом, с точки зрения заключенности договоров и отстаивания своей позиции с контрагентом, скан подписанного договора не такой уж и плохой вариант. Если все делать правильно, суд учтет вашу позицию.
- Что скажут бухгалтеры и налоговики при заключении договора путем обмена скан-копиями
- Вечный конфликт: руководитель, который думает как заработать деньги и бухгалтер, который ведет «никому не нужный учет», требует какие-то документы и мешает зарабатывать деньги.
- Если для бизнеса заключение договора обменом сканами по электронной почте допускается, что еще нужно бухгалтеру?
- Может быть, конкретно бухгалтеру ничего и не нужно, но вот закон о бухгалтерском учете заставляет следовать массе требований и правил.
- Несмотря на то, что соглашением сторон может быть предусмотрен обмен документами по электронной почте, подобный документ может быть применен только в оперативном управлении и не может быть принят к бухгалтерскому учету.
- Все хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете должны быть подтверждены оригиналами первичных документов или надлежащим образом заверенными копиями.
Является ли скан договора доказательством в суде
Примеры из судебной практики.
Суд установил силу юридически значимых сообщений, выраженных в рамках обмена электронных сообщений, учитывая то обстоятельство, что стороны заранее договорились о согласовании условий договора путем обмена письмами по электронной почте, определили представителей и указали в договоре адреса их электронной почты (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 14.10.2015 N 02АП-6578/2015 по делу N А31-130/2015).Другой договор не содержал информации об адресах электронной почты сторон, и суд исходил из условий договора поставки, в соответствии с которыми товар поставляется на основании направленных по электронной почте заявок заказчика. Вследствие этого согласование заявок на поставку товара по договору могло производиться фактически с любого электронного почтового адреса, позволяющего установить его отношение к заказчику.
Также не был определен и круг ответственных лиц, переписка с которыми могла бы породить юридически значимые последствия для согласования условий договора (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 05.10.2015 по делу N А45-5862/2015).В силу статьи 165.
1 ГК РФ заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Следует сказать, что сканы документов имеют свою юридическую значимость вне зависимости от условий, содержащихся в договоре.
Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.
Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.
Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:
- подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
- прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
- указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.
Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.
Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.
При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении ).
Оплата по скану договора
По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.
Статья 161 Гражданского кодекса о сделках в письменной форме на сайте Консультанта
Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:
- должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
- договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.
В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:
- сделка должна быть нотариально заверена;
- договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.
Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.
Завтра: бесплатная КЭП. Послезавтра: обязательный ЭДО
Сегодня остается актуальным вопрос о возможности заключения договора путем обмена «сканированными» копиями документов.
Договор может быть заключен в любой форме,предусмотренной для совершения сделок,если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме,он считается заключенным после придания ему условленной формы,хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
Сканированный документ имеет ли юридическую силу Электронная копия подписанного и скрепленного печатью одной из сторон была отправлена по электронной связи другой стороне, которая подписала, скрепила его печатью и отправила другой стороне также электронной связью. Во исполнение указанного договора подрядчиком был выставлен счет на оплату, который был оплачен заказчиком.
ГК РФ). Существенным нюансом в указанных случаях является возможность достоверно установить,что документ исходит от стороны по договору,то есть возможность идентифицировать отправителя документа. Иными словами,контрагент должен иметь возможность установить дату и время передачи документа,а также источник передачи(наименование контрагента).
Если вы ведете предпринимательскую деятельность и, следовательно, отчитываетесь перед налоговыми органами, обязательно требуйте оригиналы первичных документов — актов приемки, накладных.
Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту
Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».
Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.
Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.
Общие требования к форме сделки
По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.
Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).
ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:
- для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
- договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).
Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:
- должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
- документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.
Как в договоре прописать что скан документа имеет юридическую силу
Сначала «Химсталькон» отправил «Стройдому» договор без подписи и печати на согласование. После согласования он отправил письмо с подписанным договором. «Химсталькон» показал распечатки писем.
Под существенными понимаются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Но, как и часто это бывает при введении качественно новых технологий в судебную сферу, в этой области возникают определенные правовые препятствия. А, как известно, оформление и использование документов в правовых отношениях всегда вызывает много проблем.
Юридическая сила договора — действительность сканов
Сегодня компании все чаще практикуют обмен договорами по электронной почте. Это ускоряет процесс сотрудничества, особенно, если контрагенты находятся далеко друг от друга. Прежде, чем ответить на вопрос о том, имеют ли сканированные копии договоров юридическую силу, нужно разобраться в особенностях их составления и подписания.
Для некоторых категорий сделок закон предполагает обязательную нотариальную форму с последующей государственной регистрацией перехода права или баз таковой.
Например, купля-продажа земельных участков, зданий и сооружений и т.п. Такие договора становятся действительными только после нотариального заверения и регистрации. Их сканы не имеют юридической силы, и могут передаваться по электронной почте только в ознакомительных целях.
Те договора, для которых предусмотрена простая письменная форма (без соблюдения названных формальностей), могут заключаться в электронном виде. Законодательство не запрещает субъектам обмениваться такими документами через интернет.
То есть руководитель одной компании может подписать бумажный договор от руки, отсканировать его и в виде файла направить своему контрагенту.
Однако для применения такого способа необходимо, чтобы в случае возникновения спора, стороны могли доказать тот факт, что именно они обменивались спорным документом, а не третьи лица. То есть нужно доказать, что электронный адрес отправителя принадлежит именно стороне сделки.