Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как должен осуществляться учет рабочего времени сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.
При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:
- руководитель издает соответствующий приказ;
- изменения отображаются в коллективном договоре;
- разрабатываются графики выхода на смену;
- оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
- проводится ознакомление с распорядком.
При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.
Способы учета рабочего времени
Кадровые специалисты и эксперты в области права различают следующие виды учета рабочего времени.
- Поденный.
- Понедельный.
- Суммированный.
Каждый из вариантов присущ конкретному распорядку производственных циклов, выбранному предприятием.
Поденный учет времени строится на ежедневной фиксации часов, отработанных сотрудником. При использовании понедельной схемы контроля труда подсчет осуществляют только раз в семидневку. Применение же суммированного учета рабочего времени предполагает сложение часов, потраченных на профессиональную деятельность, за весь отчетный период. Его продолжительность устанавливается предприятием самостоятельно. Таким нормативным отрезком может стать месяц, квартал и даже год.
Решение о том, какой именно порядок учета рабочего времени использовать у себя в фирме, остается за работодателем. Выбор оптимальной методики зависит от расписания работы разных отделов компании, особенностей ее производственной деятельности. Предпочтительный способ, по которому будет вестись учет использования рабочего времени, должен быть отражен в локальном нормативном документе организации. К числу таких относятся, например, Правила трудового распорядка.
Какой бы из способов регистрации рабочего времени работников ни был выбран в конечном итоге, в проводимых бухгалтерией и HR-службой расчетах должны отражаться следующие переменные:
- продолжительность оплачиваемых ежегодных отпусков;
- количество отгулов, взятых по предварительной договоренности с работодателем;
- дни, в которые сотрудник отсутствовал по болезни.
Правила суммированного учета рабочего времени
Подытожим требования к СУРВ: работодатель при планировании такого режима работы должен учитывать следующие важные моменты.
- СУРВ в обязательном порядке вводится в организациях, которые не могут обеспечить постоянное соблюдение рабочих часов в продолжение рабочего дня (смены) или недели.
- Количество отработанного времени при СУРВ за учетный период не должно превышать предусмотренное законодательными нормами.
- График СУРВ обязателен при организации посменного режима труда и желателен при всех остальных режимах.
- Учетный период при режиме СУРВ устанавливается произвольно, кроме тех видов деятельности, где он предусмотрен законом, и его неправомерно устанавливать длиннее 1 года.
- В графике СУРВ обязательно должны быть регламентированы следующие позиции:
- начало и завершение трудового процесса;
- длительность смены (рабочего дня) в часах;
- периодичность рабочих смен и выходных дней;
- время междусменного отдыха.
- Запрещается закладывать в график существенную переработку (это чревато админответственностью), нежелательна и недоработка. Если фактически произошло то или другое, это должно быть компенсировано работодателем в установленном законом порядке.
- Сверхурочные часы вычисляются и оплачиваются после истечения учетного периода.
- Работа в государственные праздники по графику входит в общую норму часов, хотя и дополнительно оплачивается или компенсируется, не являясь при этом сверхурочной.
- Для работника, приступившего к своим обязанностям не в начале учетного периода, общая часовая норма уменьшается.
- Отсутствие сотрудника по уважительной причине, в частности, из-за больничного или отпуска, исключает пропущенные часы из его нормы по учетному периоду.
Понедельный учет рабочего времени — когда он используется
В случаях, когда на предприятии установлен гибкий график труда, посменный режим труда или же продолжительность труда в различные дни может отличаться, при этом без привязки к дням недели, а по иным принципам, работодатели могут использовать учет рабочего времени в течение недели. В таком случае, работодатель получает возможность более эффективно распределить трудовые ресурсы и использовать их с максимальной эффективностью.
Понедельный учет рабочего времени имеет следующие характерные преимущества:
- Даёт возможность обеспечить эффективную деятельность предприятия с посменным графиком работы и одновременно с этим — соблюсти требования трудового законодательства и права работников.
- Позволяет максимизировать прибыль и не нести дополнительные расходы на оплату сверхурочных часов, если в течение недели общее количество отработанного времени не превышает установленные законодательством нормы.
- Легко позволяет вносить изменения в график и распорядок труда при необходимости оптимизировать рабочие процессы.
Часто понедельный учет может применяться в отношении работников творческих специальностей и в видах деятельности, когда эффективность труда может зависеть от различных внешних факторов. Например, при проведении работ по укладке асфальта может возникнуть ситуация, когда они будут отменены из-за погодных условий.
К недостаткам подобного вида учета рабочего времени можно отнести тот факт, что понедельный учет требует более глубокой проработки кадровой документации и ежедневного учета рабочих часов в целом, а не только часов, отработанных сотрудниками сверхурочно.
Суммированный учет рабочего времени
Эффективным и широко применяемым в Российской Федерации также является и суммированный учет рабочего времени. Такой особый режим труда позволяет работодателю установить продолжительный промежуток сроком вплоть до одного года, в течение которого будет вестись учет фактически отработанных часов. При этом сверхурочными могут считаться только те часы, которые выходят за указанные в производственном календаре нормативные показатели за учетный период.
Максимальная продолжительность учетного периода при суммированном учете рабочего времени может отличаться в зависимости от категории, к которой принадлежит работник, а также характера его трудовой деятельности.
Суммированный учет рабочего времени требует обязательного подсчета как минимум почасового труда сотрудников. Однако сейчас существуют и организационно-технические решения, в которых реализуется и поминутный учет рабочего времени. Такой подход позволяет работодателю максимизировать свою прибыль от деятельности сотрудников — не оплачивая фактически время, проведенное вне решения прямых рабочих задач и обязанностей. Кроме этого, суммированный учет рабочего времени прямо предусмотрен как единственный вид учета, применимый при вахтовой работе.
Однако для эффективной организации труда с использованием такой системы, скорее всего, потребуется также дополнительное материально-техническое обеспечение — программы, системы контроля доступа и технологические решения, обеспечивающие автоматизацию учета. При этом значительно возрастает нагрузка на кадровый отдел и бухгалтерию предприятия по причине более сложных расчетов размера заработной платы трудящихся.
Что включает в себя режим рабочего времени
Режим рабочего времени должен быть предусмотрен в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре работника (если он у него отличается от установленного в организации) и включать обязательные элементы, в частности, такие, как продолжительность рабочей недели с указанием чередования рабочих и нерабочих дней.
Обычная продолжительность рабочей недели — 40 часов (но может быть и меньше, в частности, у инвалидов 2 группы — 35 часов в неделю).
Например, это может быть пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, шестидневная рабочая неделя с одним выходным, неполная рабочая неделя либо рабочая неделя с выходными по скользящему графику (например, «сутки через трое»).
Еще режим рабочего времени включает такие элементы, как продолжительность рабочего дня (смены), время начала, окончания работы и перерывов в работе, а также указание на ненормированный рабочий день, если работнику он установлен, и (или) количество смен в сутки, если работнику установлен сменный режим работы.
Как видим, элементов режима рабочего времени много, а это, в свою очередь, влечет многообразие возможных режимов работы, о чем также расскажем ниже.
Режим рабочего времени
График работы (ст.100 ТК РФ) устанавливается нормативными актами организации в целом для всех работников. Для отдельных сотрудников может применяться индивидуальный подход.
Общее понятие трудового режима подразумевает разумное сочетание периодов работы и отдыха в рамках календарного периода. Это:
- в неделю 5 рабочих дней и 2 выходных;
- в неделю 6 рабочих дней и 1 выходной;
- особые режимы работы (с неполным рабочим временем, ненормированным рабочим днем, гибким режимом, делением времени работы на части);
- сменная работа по скользящему графику.
Параметры, определяющие режим рабочего времени:
- продолжительность труда в неделю (в часах);
- временной промежуток, отведенный на день или смену;
- ежедневный график начала и окончания работы;
- установление периодов, отводимых на отдых и прием пищи;
- иные параметры, зависящие от специфики организации.
Правила ненормированного труда
Трудовой кодекс в статье 101 определяет ненормированный рабочий день, как особый режим, устанавливаемый отдельным работникам, когда работодатель вправе привлечь их к рабочим функциям за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако, такая переработка должна носить эпизодический характер.
Характер работы с применением ненормируемого рабочего дня обязательно фиксируется нормативными актами работодателя, коллективным и трудовым договорами. Работодатель вправе привлекать работника к работе за пределами установленного рабочего времени только для выполнения функций, установленных трудовым договором.
Если сотрудник принят на работу с установленным режимом в рамках неполного рабочего дня, то ненормируемость к нему применять нельзя.
В качестве компенсации гражданам, которым установлен ненормированный рабочий день, ежегодно предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Часы переработки здесь никак не учитываются и не оплачиваются. Однако работодатель не вправе требовать осуществлять работу в дни, которые являются для работника выходными по графику.
Сверхурочные и штрафы за несоблюдение требований ТК РФ
«Если сотрудник не отрабатывает нужное количество рабочих часов, например, опоздал на работу на два часа, то работодателю надо зафиксировать этот момент в табеле учета рабочего времени и крайне желательно — в служебной записке», — говорит Ксения Михайличенко, адвокат и руководитель практики трудового права в SZP LAW Boutique. В этом случае работодатель имеет право не платить за неотработанные часы. Однако, если человека физически не было на рабочем месте, но он выполнял рабочие обязанности, например, был на встрече, работник имеет право оспаривать такой приказ.
Когда сотрудник отрабатывает большее количество часов, ситуация становится неоднозначной. С одной стороны, согласно ТК, дополнительные часы идут как сверхурочные и оплачиваются соответствующим образом.
Однако, согласно судебной практике, если работник не успевает выполнять свои задачи за восьмичасовой рабочий день или рабочую смену, и приказа работодателям о привлечении его к сверхурочной работе нет, такая работа сверхурочной не считается.
Задержка на работе может быть связана с медленным темпом работы человека или тем, что он не справляется со своими обязанностями. Такая работа не будет оплачиваться дополнительно.
В случае, когда приказ есть, дополнительные часы оплачиваются соответствующим образом: первые два часа в размере 1,5х часовой ставки и последующие часы в двойном размере. В год должно быть не более 120 часов сверхурочной работы на каждого сотрудника вне зависимости от его должностных обязанностей.
Если же работодатель ставит сотруднику рабочие задачи, которые надо выполнять после или до рабочего дня (встречи или другие поручения), судебная практика оценивает это так: эти действия выполняются сотрудником добровольно, он имеет право встать и уйти. Уволить его за это нельзя. Таким образом, если вам поставили сверхурочную задачу, вы имеете право от нее отказаться и сказать руководителю, что будете выполнять ее в свое рабочее время, либо попросить оформить эту работу как сверхурочную.
Планирование рабочего времени
Конечно, каждый руководитель желает, чтобы его подчиненные трудились с максимальной отдачей. Для достижения этой цели в компаниях применяют различные методы производственной статистики.
Контроль и анализ использования рабочего времени является важным инструментом в работе отдела кадров и бухгалтерии каждого предприятия. Он позволяет оценить, насколько эффективен режим труда, установленный работникам, позволяет ли он добиться высокой производительности. Также для этой цели составляется и используется баланс рабочего времени (на 2022 год, например). Это своеобразная таблица, в которой указывается распределение календарных дней и часов и их использование сотрудниками. На основе такого баланса вычисляется система показателей, характеризующих использование времени. Например, коэффициент использования рабочего времени позволяет оценить, каким образом на предприятии используются трудовые ресурсы и какие условия выполнения основного трудового плана. Некоторые организации также проводят хронометраж рабочего времени (образец заполнения в этой статье не приводится, поскольку тема слишком обширная), результаты которого в дальнейшем используют не только для анализа деятельности сотрудников, но и для оценки их эффективности и производительности.
Способы контроля рабочего времени
Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели. Сейчас есть много более удобных возможностей.
- Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.
- Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
- Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
- Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)
Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.
В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.
Обычный режим работы (односменный)
Обычный режим работы зависит от системы учета рабочего времени. Различают режимы с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.
В соответствии со ст. 100 ТК РФ при организации трудового процесса организации вправе прибегнуть к ежедневной пятидневной работе с двумя выходными днями, ежедневной шестидневной работе с одним выходным днем, рабочей неделе с предоставлением выходных дней по скользящему графику, а в с соответствии со ст. 104 ТК РФ — к суммированному учету рабочего времени.
График ежедневной работы на практике получил наименование односменный режим работы.
При поденном учете рабочего время любая работа сверх нормы есть сверхурочная работа (ст. 99 Т К РФ).
Суммированный учет — это такой вид учета рабочего времени, который предусматривает более продолжительный период, чем сутки или неделя. Он выполняет не только функцию измерения исполнения рабочего времени. Он, кроме того, своеобразная форма организации труда, форма режима рабочего времени. Минимальная продолжительность — месяц, а максимальная — год.
Суть суммированного учета состоит в том, чтобы продолжительность рабочего времени в течение дня за учетный период в среднем была бы равна норме рабочего дня.
В организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов.
Суммированный учет рабочего времени может быть недельным, месячным, квартальным и даже годовым. Такой способ учета применяется, например, при организации работ по вахтовому методу, на транспорте и др. Это означает, что продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, а в случае возникновения вопроса об отклонении от нормальной продолжительности рабочего времени ее норматив будет исчисляться из соответствующего периода.
Максимальная продолжительность рабочей смены при суммированном учете рабочего времени законом не ограничена. На практике она обычно составляет 8-12 часов. Чаще всего такой учет рабочего времени применяется в непрерывно действующих организациях.