Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебную записку: примеры и образцы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Где используют служебные записки
Служебная записка — документ, который может составить любой сотрудник, если ему требуется обратиться к коллеге или руководителю с рабочим вопросом. Ее оформляют, когда необходимо:
- запросить сведения;
- получить инструкцию;
- сообщить о проблеме;
- согласовать действия;
- предложить план работы;
- направить специалиста в командировку;
- запросить денежные средства на те или иные расходы.
Как уже можно было понять из изложенного выше материала, закон не предлагает никаких унифицированных форм для составления служебных записок. Следовательно, документ всегда пишется в свободной форме по аналогии с заявлением. Эти формы официальных бумаг крайне схожи. Их отличия заключаются исключительно в посыле.
Необходимо учесть, что свободная форма официальной бумаги также имеет свои особенности и правила работы, не соблюдая которые, документ не будет иметь юридической силы и не сможет быть использован в качестве основания для распоряжения директора. Речь идёт о следующих моментах:
- обозначение, кому и от кого подаётся записка;
- простановка реквизитов (дата, место). Также в отдельных случаях может иметь место указание времени;
- подпись составителя.
Ссылаться на нормы законодательства необязательно, хотя и крайне желательно. Так лицо подтвердит свою позицию, сделает её более доступной для понимания устойчивой.
Как оформить служебную записку
О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.
Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата — кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа. А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.
Как правильно написать служебную записку
Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.
Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.
- Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
- Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
- Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
- Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
- В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
- Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
- Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.
Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.
Образец и пример написания служебной записки
Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.
Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.
Директору ОАО «Рога и Копыта»
Алексееву Арсению Сидоровичу
г. Челябинск 14 июня 2022 года
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
С 12 июня 2022 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь. Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу. Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).
Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:
Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.
С уважением, начальник горячего цеха
Сидоров Валерий Викторович (подпись).
Служебная записка вместо командировочных документов
После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.
Внешний вид документа и описание его полей
Записка служебная – это разновидность внешнего или внутреннего штатного документа предприятия. Её внешний вид и форма зависят от адресата и функциональности. То есть, служебная записка руководителю, например, существенно будет отличаться от обращения к кадровику или другому служащему более низкого статуса. Составить её можно не только в форме обращения к директору, но и в виде доклада. В качестве реакции на непредвиденное поведение сотрудника. И подобное «донесение» не будет считаться докладной, если оформить его грамотно, как служебную записку.
Чаще всего служебные записки адресуются вышестоящим лицам, так как связаться с руководителями простым служащим бывает трудно – то директора нет на месте, то он не в настроении. А как же работнику достучаться до руководства? Ответ один: путем передачи служебной записки. В ней можно отразить не только просьбу, но и обращение, и претензию.
Виды записок бывают разными.
В зависимости от функции выделяют следующие разновидности:
- докладная;
- объяснительная;
- аналитическая.
Как правильно написать служебную записку: нормативная база
На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.
Теоретически делопроизводство может и не подразумевать документов такого вида. Тем не менее на практике такое встречается крайне редко. Оформление служебной записки — это еще и акт фиксации предпринятых действий со стороны самого составителя служебной записки, что в некоторых случаях может выступить доказательством надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей со стороны такого лица (например, решение Автозаводского райсуда г. Тольятти от 24.05.2018 по делу № 2-2-1852/2018 и т. п.).
При написании служебной записки за основу можно взять, например:
- ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
- ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.
Основания для составления и цели записок
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.
Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.
Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Как оформить (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Служебная записка в деловом документообороте
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.
Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:
- решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
- решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
- решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
- сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
- сотрудник занят более приоритетными задачами;
- возникают обстоятельства непреодолимой силы.
Нормативы регулирования законности документа
Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.
Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.
Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.
Служебная записка о списании материальных ценностей
Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.
Пример служебной записки можно скачать здесь: Служебная записка о списании материальных ценностей — образец.
В этом документе следует указать:
- какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
- в каком количестве;
- по каким основаниям;
- в какие сроки;
- требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.
Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).
Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.