Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пошаговая инструкция по заполнению больничного листа работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.
Что заполняет медучреждение
Первые записи в больничный листок вносит врач или иной ответственный работник медицинского учреждения. Медработник заполняет первый раздел документа. Вот ключевые принципы заполнения, действующие для медорганизации:
- Сделайте отметку, какой документ выдается: первичный или дубликат.
- Укажите краткое название медучреждения, адрес местонахождения и ОГРН.
- Запишите дату, когда документ выдали больному.
- Внесите Ф. И. О. пациента и дату его рождения.
- Название организации-работодателя впишите со слов больного.
- Укажите, основное это место работы для пациента или он трудится по совместительству.
- Зарегистрируйте код степени родства, если ЛН выдан по уходу за родственником (потребуется вписать его Ф. И. О.).
- В табличной части впишите периоды освобождения от работы. Затем — должность врача, его Ф. И. О., заверьте подписью и печатью лечащего специалиста.
- Укажите дату, когда пациенту приступить к работе.
В образце заполнения больничного листа работодателем приведены данные с учётом стажа работы сотрудника в размере 5 лет и 11 месяцев. Исходя из этого, для расчёта берётся 80% от среднего заработка.
В этом году появился термин «проактивные» или беззаявительные выплаты. Теперь работник получает пособие по следующей схеме:
- Врач закрывает больничный и отправляет в ФСС.
- Фонд рассчитывает размер пособия для работника.
- При необходимости ФСС запрашивает у страхователю недостающие сведения.
- После получения информации от страхователя Фонд рассчитывает пособие и выплачивает его работнику, который болел.
- Работодатель также рассчитывает пособие за первые три дня болезни и выплачивает работнику.
Некоторые детали выдачи больничного листа
Листок нетрудоспособности выдается при любом нарушении здоровья (кроме травм, полученных на производстве). Если же больничный был выдан при заботе об нуждающемся в уходе членом семьи, то пособия по больничному листу выплачиваются в следующем порядке:
- если ребенку нет семи лет, то в общей сложности 60 дней в году будет оплачиваться полностью;
- если требуется уход за ребенком больше 7, но меньше 15 лет, то оплачивается максимум 45 дней в год и 15 дней за один случай;
- если уход ведется за ребенком-инвалидом, то полностью за год оплачивается 120 дней;
- во всех других случаях возможна оплата больничного не более 30 дней в году и максимум 7 дней за один раз.
В некоторых случаях возникают причины, по которым ФСС имеет право на снижение пособий, а именно:
- если больной нарушал рекомендации врача;
- если заболевание возникло на фоне алкогольного или наркотического опьянения;
- если больной не являлся к врачу на осмотр;
- если суд доказал, что болезнь возникла из-за умышленного причинения ущерба здоровью.
Работодатель также может не обращать внимания на незначительные помарки в оформлении больничного. Главное — внимательно относиться к информации, которые он вносит в ячейки. Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления:
-
его собственные данные — название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности;
-
данные работника — ФИО, СНИЛС, страховой стаж;
-
базовые сведения для исчисления пособия — оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка;
-
объем начисленного пособия, который делится на суммы, выплачиваемые работодателем и ФСС;
-
отметка о месте работы — оно может быть либо основным, либо по совместительству;
-
ИНН работника — не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами;
-
условия начисления — отражают наличие особых характеристик работника, таких, как инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие;
-
дата составления акта о несчастном случае на производстве (при наличии);
-
дата начала работы — отражаются, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования;
-
продолжительность нестраховых периодов — касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.
Правила заполнения бумажного бланка
Существуют установленные правила заполнения больничного листа врачом, этих же правил придерживаются работодатели при внесении данных о расчете пособия:
- буквы располагаются в пределах ячейки без выхода за ее края и соприкосновения с краем;
- слова вносятся с помощью печатного устройства или пишутся от руки заглавными буквами;
- при заполнении вручную используются чернила черного цвета;
- врачу нельзя ошибаться при заполнении бланка, если ошибка допущена или листок утерян до передачи на работу, больному выдается дубликат;
- копия заполняется на таком же бланке, но с пометкой «Дубликат»;
- работодатель, в отличие от врача, исправляет ошибку без замены бланка, это делается обычным вычеркиванием; правильные данные пишут на обороте документа, заверяют подписью, печатью и записью «Исправленному верить».
Особенности электронного листка временной нетрудоспособности
Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусматривает оформление больничных листов в электронном виде. Для того чтобы любое заинтересованное лицо имело возможность оперативно получить информацию о выданных гражданину больничных, создана специальная автоматизированная система, оператором которой является ФСС России. Выдавая лист нетрудоспособности пациенту в электронной форме, врач и медучреждение должны заверить его усиленными квалифицированными электронными подписями. Доступ к базе данных имеют органы ФСС, медицинские учреждения и все работодатели. Последние имеют возможность получать в личном кабинете данные только о тех гражданах, которые трудоустроены у них в настоящий момент. xannonce
Для обработки электронных документов организациям и ИП необходимо специальное программное обеспечение, а также техническая возможность электронного документооборота с ФСС. Если такой возможности у работодателя нет, он должен отказаться от электронного документа и запросить его бумажную версию. В остальном оформление выплат происходит по той же схеме.
Оплата «нетрудоспособного» листа
Листок открывает страховой случай по линии ФСС, выплата по которому разнится в зависимости от стажа:
- До полугода – по сумме МРОТ;
- От полугода до пяти лет – 60% среднемесячного заработка;
- 5-8 лет – 80% среднемесячного заработка;
- Свыше 8 лет обеспечивают оплату 100% среднемесячного заработка.
Установлены и предельные суммы выплат и учёта заработков: 670 тысяч в 2015 году, 718 тысяч – в 2016-м.
Оплата больничного работнику осуществляется со счетов работодателя. Но фактически фирма оплачивает за свои деньги первые три дня нетрудоспособности. Затем остальной срок оплачивается из средств ФСС, они перечисляются работодателю и рассчитываются по среднему заработку в пересчёте на каждый день вынужденного пропуска работы.
Право получить больничный у бывшего работодателя сохраняется после увольнения 30 дней, при условии, что уволившийся:
- не нашёл другую работу;
- не встал на учёт в центр занятости как безработный.
В этих случаях оплачивать болезнь будут соответственно новый работодатель либо Центр занятости исходя из фактических новых доходов. Для безработных страховка по сумме совпадает с пособием по безработице.
Кадровик или бухгалтер — кто заполняет документ
Чтобы больничные листы заполнялись в организации без ошибок, определите ответственного работника. Закрепите эти обязанности в должностной инструкции специалиста, ознакомьте его с ними под подпись.
Кого назначить на эту должность, решает руководитель. Допустимо доверить составление кадровику. Сотрудник отдела кадров сможет внести только название фирмы, ОГРН, регистрационные данные компании (ОГНР) и сотрудника (ИНН, СНИЛС), даты. Подсчитать размер пособия сможет только бухгалтер, который знает, как заполнить больничный лист работодателю с учетом последних требований законодательства о начислении пособий по временной нетрудоспособности. Учитывайте это при назначении ответственного.
ВАЖНО!
Независимо от того, на какого специалиста были возложены обязанности по заполнению, ответственность все равно лежит на руководителе компании.
Больничный лист: как правильно заполняется
Приказом Минздрава РФ от 26.04.2011 г. N 347н была утверждена унифицированная форма бланка больничного листа, обязательная для всех субъектов РФ и с тех пор не менявшаяся.
Работа по контролю за изготовлением и доведением бланков до медицинских учреждений, имеющих право их выдачи возложена на ФСС РФ. Больничный лист является документом строгой отчетности и ограждается от подделок степенью защиты уровня «В».
Обратите внимание: если все же закралось подозрение, что представленный работником больничный лист является поддельным, то в первую очередь необходимо обратить внимание на наличие на нем защитных знаков, либо проверить листок нетрудоспособности по номеру онлайн на сайте Фонда социального страхования.
Бланк документа заполняется двумя организациями: выдавшим его медучреждением и работодателем. На голубом поле лицевой стороны бланка расположены клеточки желтого цвета. Все записи, кроме личных подписей лиц, заполнивших бланк, делаются строго по клеткам, не выходя за их контуры.
На оборотной стороне бланка, которая никем не заполняется, размещена справочная информация: коды видов нетрудоспособности и их расшифровка.
Ситуации применения МРОТ для больничного
Разберем в теории и на практических схемах заполнение больничного листа в 2019 году работодателем и образец из МРОТ.
Случаи применения «минималки» строго оговорены Законом от 29.12.2006 №255-ФЗ. Расчет МРОТ для больничного листа берется за базу в следующих обстоятельствах:
- За 2017–2018 гг. отсутствует заработок или средняя его величина меньше или равна минимальному пределу по оплате. МРОТ заменяет в этом варианте заработок при подсчете.
- Стаж менее 6 месяцев. Исчисление суммы осуществляется в размере, не превышающем «минималку» с учетом применения районного коэффициента.
- Без обоснованных причин произошло нарушение заболевшим режима лечения или неявка в срок на прием.
- Заболевание, травма получены из-за употребления алкоголя, наркотиков, токсического опьянения.
О размерах и уплате взносов за ИП
Размер страховых взносов ИП в ФСС рассчитывается с учётом стоимости страхового года.
| Год уплаты взносов | МРОТ | Тариф | Сумма к уплате | Год получения компенсации |
| 2016 | 6204,00 | 2,9% | 2158,99 | 2017 |
| 2017 | 7500,00 | 2,9% | 2610,00 | 2021 |
Как вписать слишком длинное название организации?
В соответствии с п. 57 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 г. № 624н (далее — Порядок выдачи листков нетрудоспособности) при заполнении строки листка нетрудоспособности «место работы — наименование организации» указывается полное или сокращенное наименование организации (с интервалом в одну ячейку).
Таким образом, при заполнении строки листка нетрудоспособности «место работы — наименование организации» следует применять как сокращенное наименование организации, предусмотренное уставными документами, так и произвольное сокращение в виде общепринятых аббревиатур. Кавычки, точки, запятые, тире, знак номера в наименовании организаций не применяются.
Пробелы между словами в строках листка нетрудоспособности обязательны. В случае невозможности написания полного (сокращенного) наименования страхователя, имеющего более 29 знаков с пробелами, при заполнении строк листка нетрудоспособности указывается принятое сокращенное наименование страхователя в соответствии с количеством ячеек в строке информационного поля, позволяющее идентифицировать организацию.
При возможном выходе за границы информационного поля запись прекращается.
Если допущена ошибка при заполнении бланка листка нетрудоспособности в медицинском учреждении, то в этом случае листок нетрудоспособности считается испорченным и взамен него выдается новый листок. Если же ошибка допущена в разделе «заполняется работодателем», то ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства. В соответствии с п. 56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности: «…Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей, а также не должны соприкасаться с границами ячеек…». «При наличии ошибок в заполнении листка он считается испорченным и взамен него выдаётся новый листок нетрудоспособности». Выдача листка нетрудоспособности взамен испорченного производится в соответствии с п. 14 Порядка выдачи листков нетрудоспособности: «Выдача листка нетрудоспособности за прошедшее время может осуществляться в исключительных случаях по решению врачебной комиссии при обращении гражданина в медицинскую организацию». Дата выдачи нового листка нетрудоспособности взамен испорченного будет соответствовать дате вынесения решения врачебной комиссией. Номером бланка листка нетрудоспособности являются 12 знаков, располагающиеся под штриховым кодом в верхней части бланка и в корешке бланка. Бланк нового образца не содержит серии. При заполнении медицинской документации (карты амбулаторного, стационарного больного) заносится указанный 12-ти значный номер. При заполнении строки «продолжение листка нетрудоспособности №» в бланк вносится 12-ти значный номер предыдущего листка нетрудоспособности (в соответствии с имеющимися 12-ю клетками).
Что касается второго больничного, то его нужно оплатить со дня, следующего за днем, которым был закрыт первый больничный.
При этом если второй больничный был выдан в связи с болезнью либо травмой самого работника, то пособие за первые 3 дня по нему, которые подлежат оплате, выплачивается за счет средств работодателя (далее — Закон № 255-ФЗ)”. Но давайте посмотрим Закон № 255-ФЗ.
При наложении двух больничных за счет средств работодателя нужно выплатить пособие только за первые 3 дня временной нетрудоспособности.
А за оставшиеся дни оно полностью выплачивается за счет средств ФСС (далее — Закон № 255-ФЗ). То есть пособие выплачивается за счет средств ФСС с четвертого дня нетрудоспособности. Однако следование такой позиции чревато тем, что ФСС не возместит часть расходов.
Подлинный бланк имеет особую форму.
Это форма светло-синего цвета с желтовато-белыми клеточками. Лист А4 с лицевой стороны разделен горизонтальной линией на две части — первая для медперсонала, вторая — для заполнения начальником.
Справа виднеется черно-белый штрихкод, подтверждающий легальность документа.
Чтобы минимизировать количество фальшивых справок, ФСС (Фонд Социального Страхования) ввел также дополнительные элементы защиты:
- бинарный штрихкод;
- водяные знаки;
- набор из 12 цифр;
- фон в сетку.
Как правильно заполнять больничный лист
1. Зарегистрироваться на портале госуслуг и активировать личный кабинет страхователя. Авторизуйтесь в системе “Соцстрах” и введите данные организации.
2. Внести номер листка нетрудоспособности и найти его в системе. Документ состоит из 2 частей. Первую заполняет лечащий врач, вторую — работодатель. После того, как врач заполнил свою часть, он заверяет ее ЭЦП.
3. Бухгалтерия организации рассчитывает размер пособия, работодатель заполняет документ со своей стороны, также заверяет ЭЦП (можно использовать подпись для отчетности).
4. ФСС выплачивает помощь заболевшему.
Напоминаем, что на протяжении 2021 года в ходу как электронные больничные листы, так и бумажные. Но, какой бы лист вы ни готовили, важно заполнить его правильно, чтобы сотрудник мог гарантированно получить выплату.