Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЕСКД 2020: как оформлять документацию по-новому?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Современный экономический словарь определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
- Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
- ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
- Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
- Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
- Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
- В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
- При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
- ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
- При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
- ФИО;
- Контактный телефон;
- Должность;
- Электронная почта;
- При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
- На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
- Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
- Согласовано, отказано, не возражаю;
- ФИО;
- Подпись;
- Дата;
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.
Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Как проставлять отметки
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- ФИО его владельца;
- срок его действия.
Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.
Техническое оформление: общие требования
Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:
Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95
Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм
· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;
· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм
Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм
Интервал между строками — не менее 8 мм
· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;
· допускается использование двойного межстрочного интервала.
· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;
· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.
· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;
· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.
При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
- Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
- Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
- Между буквами — обычный.
- Между словами — один пробел.
- Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
- Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.
Минимальные поля для всех документов:
- левое — 20 мм;
- правое — 10 мм;
- верхнее — 20 мм;
- нижнее — 20 мм.
Нумерация и названия реквизитов
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:
|
№ |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
01 |
Государственный герб Российской Федерации |
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
|
02 |
Герб субъекта Российской Федерации |
Эмблема |
|
03 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
Товарный знак (знак обслуживания) |
|
04 |
Код организации |
Код формы документа |
|
05 |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
Наименование организации – автора документа |
|
06 |
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Наименование структурного подразделения – автора документа |
|
07 |
Код формы документа |
Наименование должности лица – автора документа |
|
08 |
Наименование организации |
Справочные данные об организации |
|
09 |
Справочные данные об организации |
Наименование вида документа |
|
10 |
Наименование вида документа |
Дата документа |
|
11 |
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
|
12 |
Регистрационный номер документа |
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
|
13 |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
Место составления (издания) документа |
|
14 |
Место составления или издания документа |
Гриф ограничения доступа к документу |
|
15 |
Адресат |
Адресат |
|
16 |
Гриф утверждения документа |
Гриф утверждения документа |
|
17 |
Резолюция |
Заголовок к тексту |
|
18 |
Заголовок к тексту |
Текст документа |
|
19 |
Отметка о контроле |
Отметка о приложении |
|
20 |
Текст документа |
Гриф согласования документа |
|
21 |
Отметка о наличии приложения |
Виза |
|
22 |
Подпись |
Подпись |
|
23 |
Гриф согласования документа |
Отметка об электронной подписи |
|
24 |
Визы согласования документа |
Печать |
|
25 |
Оттиск печати |
Отметка об исполнителе |
|
26 |
Отметка о заверении копии |
Отметка о заверении копии |
|
27 |
Отметка об исполнителе |
Отметка о поступлении документа |
|
28 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Резолюция |
|
29 |
Отметка о поступлении документа в организацию |
Отметка о контроле |
|
30 |
Идентификатор электронной копии документа |
Отметка о направлении документа в дело |
Новое в учетной политике на 2022 год
Архитектурное бюро «МБР» предлагает услуги по разработке эскизных проектов, других видов документации в сфере строительства, проектирования. Мы не только оформим эскизный проект, но и разъясним изложенные в нем концепции, идеи, технические решения. Это упростит и ускорит работу над основным комплектом проектной документации.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Если у клиента нет возможности работать дистанционно, то он всегда сможет обратиться лично с бумажными документами в любой территориальный орган федерального казначейства (ТОФК), расположенный в каждом субъекте РФ.
Указанные ФСБУ носят обязательный порядок с 1 января 2022 года. Однако законодательство допускало их применение и раньше этого срока. Организации делали выбор о сроке начала применения ФСБУ самостоятельно.
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
Стандарты оформления курсовой работы по ГОСТу 2021
Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.
Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:
- Times New Roman — 13 или 14;
- Calibri — 14;
- Arial — 12 или 13;
- Verdana — 12 или 13.
Уменьшать их можно в таблицах для экономии места. Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.
Правильное оформление реферата по ГОСТУ в 2021 году (образец и пример)
Важным моментом в основной части курсовой является оформление ссылок. Они вставляются, когда студент цитирует или просто пересказывает мысль автора какой-либо статьи или книги.
Обрати внимание! Это очень важный момент в курсовых, при отсутствии ссылки неоригинальный текст является плагиатом!
Ссылки можно оформлять в зависимости от требований вуза: в сносках или в тексте.
Примеры ссылок
- Как оформить список литературы в диссертации по требованиям ГОСТ и ВАК
- Как сделать рамку для курсовой, диплома и реферата
- Как написать введение в кандидатской диссертации
- Отзыв на автореферат диссертации
- Структура кандидатской диссертации
Заголовки – важная составляющая реферата, то есть, это название, в котором четко написано, о чём в данной части пойдет речь. Заголовки глав, пунктов, разделов пишутся на новой странице по центру вверху. Сами подпункты не начинаются с новой страницы, а продолжаются по тексту.
Как правило, название глав пишут размером 16 кегль, а подпункты и текст – 14 шрифтом. Однако, здесь тоже нет особых требований в ГОСТах, главное не писать размером меньше, чем 12 кегль.
В конце заголовка точка не ставится и предложения не выделяется подчеркиванием или полужирным шрифтом. Между заголовком и текстом нужно настроить интервал 2. Таким образом текст с названием пункта не будет сливаться, и работа станет более аккуратной.
В этой части описываются основные идеи и методы более подробно. Сначала пишется название раздела, а затем идёт доклад по теме вопроса. В конце главы обязательно нужно подвести итоги и написать соответствующие выводы.
Основная часть занимает 15-17 страниц текста, куда могут входить таблицы, графики или диаграммы. Во время написания необходимо ссылаться на источник, откуда бралась информация.
Выводы – краткий анализ, который необходимо уместить максимум в 2 страницы и пишут их после написания основного текста. Автор подводит итоги, то есть, пишет про достигнутые цели, выделяет достоверные и обоснованные положения или утверждения.
Здесь необходимо обратить внимание проверяющего на то, какие проблемы рассмотрены с точки зрения практического приложения.
Оформление источников – важная часть в любой научной работе. Потому нужно давать исключительно достоверную информацию.
Согласно ГОСТу 7.80-2000 литература пишется в алфавитном порядке исходя из фамилии автора. Если есть в списке нормативные акты, их нужно писать перед литературой, а в конце дать ссылки на Интернет-ресурсы по ГОСТу 7.82-2001.
Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба. Он существует в следующих видах:
- общий — в части деятельности предприятия в целом;
- кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
- секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
- электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).
Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.
Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:
- внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
- входящие (присланные из внешних структур);
- исходящие (отправляемые во внешние структуры).
По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе. Журнал нужно сшить и пронумеровать. В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.
Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.
Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.
1. Первичная обработка, включающая такие элементы:
- проверка факта правильной доставки до адресата;
- проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
- вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
- проверка целостности входящих, в том числе приложений;
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
- отметка с присвоением входящего номера.
Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.
2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:
- можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
- осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).
В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:
- руководителя учреждения;
- заместителя руководителя;
- начальников подразделений и их сотрудников.
Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.
3. Рассмотрение руководителем:
- производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
- наложение резолюции.
По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.
4. Обработка, выполнение резолюции.
5. Формирование ответов.
6. Контроль исполнения.
Работа с исходящими включает перечень действий:
- разрабатываются проекты, оформляются;
- визируются заинтересованными сотрудниками;
- проверяются на предмет правильности оформления;
- регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
- передаются на отправку;
- контролируется исполнение.
Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно. Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:
- подготовки проекта;
- согласования с заинтересованными сотрудниками;
- направления на проверку правильности формирования;
- передачи руководителю для подписания;
- регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
- контроль исполнения;
- формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.
Работа с протоколами включает:
- формирование текста;
- регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
- хранение подлинников в делах по месту регистрации;
- контроль исполнения;
- направление копий в адрес заинтересованных лиц.
В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.
ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.
Расширение состава сведений ЕГРН
С января 2023 года меняется состав сведений о назначении объекта, которые вносятся в кадастр недвижимости. Исключаются такие назначения как: жилое строение и жилое. Добавляется «жилой дом». Теперь назначение объекта необходимо указывать из списка: нежилое, многоквартирный дом, садовый дом, жилой дом.
Кроме того, дополняются сведения о земельных участках для государственных или муниципальных нужд: образован ли участок путем перераспределения земель; решение о изъятии земельного участка или расположенного на нем объекта; о расположении земельного участка или расположенного на нем недвижимого объекта в границах территории, в отношении которой принято решение о резервировании земель.
Появится новый раздел в ЕГРН «перечень координат пунктов геодезической основы в местных системах координат кадастровых округов».
В реестр границ будут вноситься следующие сведения о зонах с особыми условиями использования территорий, территориальных зонах, территориях объектов культурного наследия:
- Перечень видов разрешенного использования объектов капитального строительства;
- Предельные размеры участков
- Предельные параметры разрешенного строительства и реконструкции объектов капитального строительства;
Более того, в реестр границ вносятся сведения о резервировании земель для государственных или муниципальных нужд, в том числе:
- реквизиты решений о резервировании земель;
- цели и сроки резервирования;
- ограничения прав на земельные участки, расположенные в границах зарезервированных земель;
- описание местоположения границ.
Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации
Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44.
Это можно взять за основу. Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов. 1. Первичная обработка, включающая такие элементы:
- проверка факта правильной доставки до адресата;
- проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
- проверка целостности входящих, в том числе приложений;
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
- вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
- отметка с присвоением входящего номера.
Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается. 2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:
- можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
Правила оформления документов в делопроизводстве
Для регистрации входящего письма вверху бланка, справа или слева ставится порядковый номер и дата приема. Выглядит это так: «Вх. № 152 от 02.02.2017». Затем в журнале регистрации входящих писем записывается этот номер, информация: от кого и кому адресовано письмо, о чем оно, а также кому письмо передано в работу после визирования его руководителем.
Оригиналы и копии писем подшиваются в соответствующие папки. Таким же образом регистрируются исходящие письма (пример: «Исх. № 152 от 29.05.2017») и другая документация.
Регистрация входящих документов в делопроизводстве позволяет быстро найти в журнале (или электронной таблице) нужный документ и определить ответственное за его исполнение лицо. Стандартный срок исполнения документа составляет 30 календарных дней, которые отсчитываются с даты принятия входящего либо с даты подписания исходящего документа. Нужно учитывать, что выходные и праздничные дни также входят в этот срок!
Гост требования к оформлению документов 2021
Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.
Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:
- Times New Roman — 13 или 14;
- Calibri — 14;
- Arial — 12 или 13;
- Verdana — 12 или 13.
Уменьшать их можно в таблицах для экономии места. Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.
Изменились правила заверения копий документов. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.
Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не использовали. Поэтому стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- Ф.И.О. его владельца;
- срок его действия.
Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.