Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное подтверждение расходов на такси». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Путевые листы и ГСМ»
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Чтобы учесть в НУ такие расходы, запаситесь дополнительными аргументами и документами, чтобы у контролеров не было повода прицепиться к их неправомерности.
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Расходы на такси:
- разрешается признавать в учете, если необходимость перевозки сотрудников данным видом транспорта продиктована технологическими особенностями производства или оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре (п. 26 ст. 270 НК РФ);
- признаются в учете при одновременном выполнении 3 обязательных условий: экономической обоснованности, документальной подтвержденности и направленности на получении дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), в бухучете — к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
- могут вызывать претензии налоговых инспекторов, поэтому требуют кропотливости при разработке соответствующих локальных актов и сбору необходимых документальных подтверждений, в том числе дополнительных обоснований при использовании такси в период коронавируса.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Чтобы учесть в НУ такие расходы, запаситесь дополнительными аргументами и документами, чтобы у контролеров не было повода прицепиться к их неправомерности.
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».
Расходы на такси директору
Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование квитанции, её серия и номер;
- Дата выдачи квитанции;
- Стоимость за пользование такси;
- ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.
В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.
На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:
- Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
- Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
- Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.
Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.
Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.
Командировка: какие расходы на проезд можно компенсировать
Начнем с того, что заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59*.
Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд? При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.
Совет
Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться.
При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.
Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;
Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд.
ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия.
Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59.
«Бумажная кольчуга»: какие документы подтвердят расходы на каршеринг
Чтобы налоговики не придрались к расходам, соберите документы, которые подтвердят служебную цель поездки и сумму расходов, — договор, маршрут поездки, скриншоты личного кабинета, платежные документы, детальные отчеты о поездке.
Подтвердить право сотрудника использовать автомобиль можно его договором с каршеринговой компанией и скриншотом личного кабинета работника. В некоторых каршеринговых компаниях подписывать договор не нужно. Достаточно регистрации в личном кабинете. А сам договор можно посмотреть (и скачать) на сайте каршеринговой организации. Попросите сотрудника написать служебную записку. Пусть укажет в ней цель и маршрут поездки. Чтобы подтвердить маршрут, попросите сотрудника распечатать скриншот из личного кабинета. Подтвердить маршрут следования скриншотом из личного кабинета сотрудника проще всего.
Актуально
Оплата в каршеринговых компаниях происходит в два этапа. Сначала работник со своей карты переводит деньги на лицевой счет, который ему открыла каршеринговая организация. Как только деньги поступят, компания пришлет онлайн-чек на пополнение лицевого счета. Когда поездка закончится, компания спишет ее стоимость с лицевого счета. В онлайн-чеке нет имени покупателя, поэтому попросите сотрудника предоставить выписку со своего банковского счета.
Каршеринговые компании присылают на электронную почту детальные отчеты о поездках. Они доступны и в личном кабинете. Попросите сотрудника приложить такой отчет. В отчете собрана вся детальная информация о времени в поездке и пройденном пути. Она докажет, что компания не завышает свои расходы. К примеру, аналогичная поездка на такси стоит дороже.
Принятие к учету командировочных расходов
По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.
Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.
Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:
- суточные в сумме 3500 руб.;
- проживание в гостинице 9900 руб.;
- квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
- квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
- квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.
Что изменилось для водителей-международников
Некоторые изменения коснулись возмещения командировочных расходов водителей-международников. Сумма компенсации расходов на проживание и суточных без предоставления подтверждающих документов составляет: за время нахождения в пределах Беларуси от 9 до 45 рублей, а за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
Если расходы по найму жилого помещения за границей превышают установленные суммы компенсации, то водителю возмещают расходы на основании
подтверждающих документов. Но выплаты не могут превышать максимальную сумму возмещения расходов по найму жилья в этой стране, а также максимальную сумму суточных. К примеру, при командировке в Австрии суточные не могут превышать 60 евро, а расходы по найму жилого помещения — 130 евро.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.