Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если ваш работник поменял фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
-
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Прежде чем разбираться в самой процедуре, стоит узнать, кто должен менять СНИЛС при смене фамилии – работник или работодатель. Дело в том, что процедура оформления ССОПС (страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования) имеет свои особенности. Согласно ст. 8 ФЗ № 27, сведения о застрахованных лицах передаются в ПФР их страхователями. Это же правило действует и в случае изменения у гражданина паспортных данных.
Страхователем по отношению к официально трудоустроенному работнику является его работодатель. То есть в случае смены паспортных данных именно работодатель должен передавать сведения об этом в ПФР. У него же можно будет и получить новый СНИЛС при смене фамилии – работодатель самостоятельно получает его в отделении ПФР для передачи работнику под роспись. Но как заменить ССОПС лицу, которое не имеет работодателя?
Согласно ст. 10 ФЗ № 27, лица, которые самостоятельно уплачивают за себя страховые взносы, передают информацию об изменении данных также самостоятельно. Например, ИП, адвокаты, нотариусы и прочие. Этот же порядок на практике работает и в отношении лиц, работающих неофициально либо вообще не работающих и не состоящих на учете в центре занятости.
Если поменяли фамилию ребенку, заменить ему страховое свидетельство могут его законные представители (до 14 лет) либо он может сделать это самостоятельно (с 14 лет). В отношении безработных, стоящих на учете на бирже, именно центр занятости будет страхователем, а потому именно он должен будет заниматься оформлением нового ССОПС.
Исправление некорректно внесенных данных
Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.
Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.
Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.
Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.
Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую
Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано , которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.
Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:
- паспорт с новыми персональными данными;
- свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
- если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию — свидетельство о смене;
- в крайних случаях — замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.
Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки. Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника. Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.
Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают. Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация. В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.
Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами
Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.
В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие
После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую — издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:
- Указываем дату составления распоряжения.
- Формулируем цель документа — об изменении фамилии в учётных документах.
- Вносим старые и новые данные по работнику.
- Уточняем основания для внесения изменений.
- Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
- Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
- Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.
Сведения об изменениях необходимо внести также в личную карту работника и лицевой счет для получения зарплаты.
В 2021 году появилось требование об указании новых сведений в трудовом договоре. Однако, согласно ТК РФ, договор нельзя изменять, а только дополнять. Поэтому владелец книжки подписывает дополнительное соглашение, прикладываемое к действующему трудовому договору.
По организации издается приказ, согласно которого делают запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака. Он заполняется по образцу.
С приказом нужно ознакомить под роспись всех заинтересованных лиц ‒ сотрудника, работодателя, кадровиков и бухгалтерию.
Важные документы окажутся недействительными, если указанные в них персональные данные работника неверны. Поэтому запись, подтверждающую смену ФИО, нужно сделать своевременно.
Как исправить фамилию?
Как исправить фамилию в трудовой книжке? Смена фамилии в девяноста процентах случаев является следствием вступления в брак. Но также иногда основаниями для смены фамилии являются многие факторы, которые в первую очередь касаются разных жизненных ситуаций.
Смена фамилии – ответственный шаг. Именно поэтому, внести запись в трудовой книжке о смене фамилии, прежде чем зачеркнуть прошлую – ознакомьтесь со всеми документами, которые он вам предоставил.
Для чего это необходимо? В первую очередь для того, чтобы не допустить внесение записи, которая бы не соответствовала действительности.
Смена фамилии должна быть правильно оформлена. Для этого используется синяя или же черная ручка в зависимости от того каким цветом была вписана старая фамилия. Запись перечеркивается и сверху пишется новая.
Также следует помнить о том, что необходимо на противоположной части разворота написать следующую фразу: «Сменена на фамилию такую-то». Такая запись должна иметь соответствующие приписки. Так под записью ставится дата ее написания, а также печать и подпись работодателя или сотрудника отдела кадров.
На этом заканчивается оформление смены фамилии в трудовой книжке.
Виды ошибок в указании фамилии в трудовой книжке
Записи, произведенные на титульном листе, должны обязательно заверяться самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подлинность записанных сведений подтверждается соответствующими подписями. Поэтому возможность появления ошибок сводится к минимуму, но в реальной жизни они все-таки появляются.
Такие ошибки нередки при заполнении в маленьких организациях, где нет отдела кадров и профессиональных кадровых специалистов, а документацию ведет бухгалтер или другой сотрудник по совместительству. Ошибки появляются при записи фамилии на слух, невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.
Эти неточности будут дорого стоить владельцу книжки при оформлении пенсии и подтверждении стажа, когда, например, Иван Матрёнин или Николай Аленин не смогут доказать, что именно они проработали 30 лет под фамилиями Матренин и Оленин, занесенными в их трудовые книжки.
Иногда при изменении фамилии работники, ведущие учет трудовых книжек, не соблюдают установленную процедуру и густо замазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что ее невозможно прочитать. Это является нарушением, и в данном случае трудовую книжку придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.
Бывают случаи, когда сотруднику изменили фамилию на титульном листе трудовой книжки, но забыли внести такие же изменения во вкладыше.
Как вносить записи в трудовые книжки работников при смене ИП фамилии
Цитата (30.01.2014 Как изменить фамилию ИП в кадровых документах?): 1. Издать приказ об изменении фамилии ИП.
Этот приказ по основной деятельности обязателен, ведь в трудовую книжку работника любая запись вносится на основании приказа. Да и изменения в других документах лучше обосновать приказом. Основанием для издания этого приказа служит выписка из ЕГРИП.
2. Внести изменения в трудовые книжки работников.
Иначе получится, что принят работник одним ИП, а уволен другим. И печать не будет соответствовать записи о приеме. Чтобы не нарушить интересы работника, нужно в трудовой книжке отразить изменение фамилии работодателя.
Когда писалась инструкция по ведению книжек, у предпринимателей не было права вести трудовые книжки. Поэтому никакой документ не регламентирует порядок внесения данной записи. Нет ни образца, ни разъяснений профессионального сообщества.
Думается, что менять фамилию ИП нужно по аналогии с изменением названия организации:
1 графа: следующий порядковый номер записи;
2 графа : дата внесения записи (обычно – дата приказа);
3 графа: запись может звучать так: «С 01.02.2014 г. индивидуального предпринимателя Иванову Ольгу Петровну считать Ваниной Ольгой Петровной».
4 графа: Приказ № 2 от 12.02.2014 г.
Заметьте, что приказ может быть издан несколько позже, чем изменение личных данных ИП в регистрационных документах. Это нормально.
В каких случаях производится?
Самые частые ситуации, касающиеся перемены фамилии, — это замужество или развод. когда сотрудница вносит изменения в свои личные данные.
Обычно она ставит об этом в известность администрацию предприятия на основании полученных юридических бумаг из ЗАГСА.
Какой же порядок предусмотрен при внесении изменений в личное дело и другую документацию предприятия?
Есть 2 обстоятельства, которые влияют на внесение изменений в трудовую книжку:
- Если сотрудник изменил свою фамилию или иные личные данные, то внесения в трудовую книжку должен выполнить тот работодатель, у которого он работал на момент изменения личных данных.
- Новый работодатель имеет право внести поправку в связи с переменой личных данных, если по каким-то причинам они не были исправлены на предыдущем месте работы, а сотрудник уже уволился и поступил на работу к нему.
В любом случае, прежде чем внести изменения в личные формуляры, сотруднику из отдела кадров необходимо проверить наличие официальных свидетельств, подтверждающих данное обстоятельство.
Обоснование, по которым необходимо потребовать письменные законные бумаги, изложено в п. 26 Постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225.
Ответственность за нарушение
Своевременно оформить замену фамилии в трудовой книжке – это в интересах сотрудника. Если этого не сделать, впоследствии могут возникнуть сложности с оформлением трудовых документов. Если сотрудник уволится, изменить данные все равно придется при поступлении на новое место работы. При этом потребуется обратиться к предыдущему работодателю.
Однако законодательство не предусматривает обязанности работника сообщить работодателю данные о новой фамилии в определенный срок. Ответственность за их непредоставление также отсутствует в законе. В то же время устаревшая информация может стать причиной неточности в налоговой и пенсионной отчетности. Расхождения фамилий в справках 2-НДФЛ, отчетности СЗВ-М и других документах приведут к тому, что работодателю придется потратить дополнительное время и усилия на их устранение. Не исключена и возможность штрафа за нарушение закона.
Как исправить ошибку, допущенную при заполнении личных данных работника?
Также нередки случаи ошибок, допускаемых в именах, отчествах и фамилиях работников. В соответствии с п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.03 №69, «Перемена личных данных работника в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о заключении/расторжении брака, о перемене фамилии, имени, отчества. Обязательно указывается их номер и дата.»
Если ошибка обнаружена при создании новой ТК, то испорченный бланк уничтожается, о чем составляется акт, и заполняется новый бланк. Разумеется, за такой испорченный бланк деньги с работника снимать не стоит.
Но, если ошибка была обнаружена при оформлении ТК последующими работодателями, или самим работником, исправить эту неточность значительно сложнее. Самым правильным советом сотруднику, столкнувшемуся с такой проблемой, является обращение в суд для признания данной ТК принадлежащей ему.
Более простой вариант исправить фамилию в трудовой книжке — внесение новых данных описанным выше способом — чреват возможными проблемами при расчете стажа сотрудника, большинство специалистов предлагают использовать ТК, стараясь сделать такое исправление максимально аккуратно. Если же это сделать не удается, то имеет смысл сделать данному сотруднику новую ТК и обратиться в суд за подтверждением принадлежности ему старой ТК, содержащей ошибку на титульном листе. Это необходимо сделать для правильного подсчета пенсии, поэтому рекомендуем заняться решением данной проблемы незамедлительно.
Смена фамилии в трудовой книжке пример, образец, изменить фио после замужества
Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.
Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника.
Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.
Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии.
Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.
2003 года)
Как изменить фамилию в трудовой книжке?
После обращения в локальный ЗАГС с заявлением об изменении фамилии и завершении проведения данной процедуры, гражданин получает документ с откорректированными сведениями. На этом основании в трудовую книжку будут вноситься новые данные. Важно учитывать, что книжка относится к документам строгой отчетности, а значит – запись должна вноситься в соответствии с требованиями законодательства, по установленному алгоритму.
Правовые акты не фиксируют сроки, когда субъект, сменивший фамилию, должен оповестить нанимателя об указанном факте. Однако рекомендуется донести информацию до управленца максимально оперативно, так как неверные сведения в кадровом отделе могут спровоцировать ряд неблагоприятных последствий для лица в дальнейшем.
Внести корректирующую запись может как управленец компании, так и уполномоченное лицо, занимающееся учетом трудовых книжек. Зачастую им является кадровый инспектор или начальник кадрового подразделения. Для этого ответственный субъект должен получить документальное доказательство измененным персональным данным.
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
В этих документах прописано, что принадлежность документа конкретному человеку «устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке». Технически это выглядит так, как если бы мы вписывали сотруднице новую, полученную в браке, фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркиваем, верную вносим рядом. Документ, на основании которого вы исправляете данные, обязательно должен быть указан на внутренней стороне обложки, заверен печатью и подписью ответственного лица.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату.