Подписать документ присоединенной ЭП

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подписать документ присоединенной ЭП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

MS Word: подписываем документы электронной подписью

Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.

Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.

Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».

Как подписать документ электронной подписью Контур или Тензор

Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).

Для того, чтобы работала система автоматического одобрения заявок на основании заявления, подписанного электронной подписью, нужно, чтобы в поле заявления был загружен файл, подписанный прикрепленной электронной подписью.

Вам необходимо предоставить подписанное квалифицированной ЭП заявление и подписанную доверенность (в случаях выпуска на сотрудника).

Для прикрепления данных документов, необходимо перейти в заявку на выпуск подписи и выбрать «Анкета и документы».

Внимание! Документы не принимаются в случае:
— Если они находятся в архиве.
— Если они имеют расширение отличающееся от .sig, .p7s, .sgn.
— Документ должен быть подписан прикрепленной подписью, открепленные подписи не принимаются.

Какая подпись нужна бюджетникам

Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.

Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:

1. Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
2. Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
3. Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.

Для чего стоит получить сертификат ЭЦП?

1. Участие в онлайн-торгах и аукционах. Электронная цифровая подпись может потребоваться для коммерческих и государственных закупок. Только с ней можно оставлять на торговых платформах заявки и заверять контракты.
2. Работа на сайте Госуслуги. Получение ЭЦП дает возможность записаться на прием в государственное учреждение, подать заявления на оформление многих личных документов, оплатить штрафы и налоги, зарегистрировать автомобиль, и многое другое.
3. Сдача отчетностей в налоговую. Для своевременного отправления деклараций о доходах в ФНС России или об алкоголе и пиве в ЕГАИС также стоит получить ЭЦП. Она может понадобиться и для работы на сайтах Росстата и Пенсионного фонда РФ.
4. Удаленный документооборот. С помощью электронной цифровой подписи вы сможете отправлять отчеты, заявления, договоры и иные важные бумаги в своей организации и в другие компании.

Как выбрать подходящую КЭП?

Существует множество тарифов сертификатов, предназначеных для различных нужд. Чтобы выбрать подходящую КЭП, следует учесть два важных параметра:

1. Возможности подписи. Нет единой ЭЦП, которая могла бы подойти для всех сфер сразу. Чтобы работать с Госуслугами, требуется базовая КЭП. Для взаимодействия с коммерческими порталами требуется КЭП с расширениями (дополнениями) для ЭП. Кроме того, для регистрации на некоторых платформах существуют требования по получению КЭП в определенных удостоверяющих центрах. Поэтому выбирайте подпись, максимально соответствующую вашим потребностям.
2. Стоимость сертификата. Кроме возможностей подписи стоит обратить внимание и на ее функционал. Нет смысла переплачивать за ненужные опции: если вам нужна ЭЦП для передачи отчетностей в ФНС России, нет необходимости покупать сертификат с доступом к торговым площадкам — достаточно получить стандартную КЭП. На стоимость влияет также назначение подписи. Для физических лиц, которым нужно работать только с сайтом Госуслуг, ЭЦП обойдется почти в 10 раз дешевле, чем организациям, участвующим в торгах на крупных площадках.

Какие документы нужно подписывать электронной подписью и что это дает

Электронная подпись – это лишь реквизит электронного документа. Она позволяет определить, кем был создан документ, отсутствие изменений в нем и придать ему юридическую силу. Фактически ЭП – это полноценная замена собственноручной подписи человека или ответственного лица организации.

Подписать с помощью ЭП можно фактически любой файл. Чаще всего с помощью нее подписываются следующие виды документов:

• различные соглашения и приложения к ним;
• приказы, инструкции и т. п.;
• отчетность в различные органы (ФНС, ПРФ и т. п.);
• бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры и т. п.);
• заявления, обращения;
• платежные документы;
• другие документы, используемые при взаимодействии с контрагентами, госорганами или третьими лицами.

Существуют 3 вида ЭП:

• Простая ЭП – придает документу юр. силу только после подписания соответствующего соглашения в бумажном виде. Она не является гарантией отсутствия изменений. Для создания данного вида подписей обычно не используется криптография.
• Усиленная неквалифицированная ЭП – позволяет подтвердить отсутствие изменений и автора документа. Она аналогична собственноручной подписи только после подписания соответствующего дополнительного соглашения в бумажном варианте. Создается такая подпись с использованием криптографических сервисов, но для этого необязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
• Усиленная квалифицированная ЭП – наиболее полноценный аналог собственноручной подписи. Она имеет полную юридическую силу и позволяет подтвердить автора документа и отсутствие изменений в нем. Выдается данный тип подписей только УЦ, прошедшими аккредитацию в Минкомсвязи.

Подписываем виртуально: порядок работы

Для подписания документа электронно-цифровой подписью понадобится сначала сформировать общую информацию, которая будет указана в нем, а затем прибавить к нему строчку подписи и ЭЦП. Алгоритм подписания файла может существенно различаться. Здесь обычно все зависит от того, как именно программное обеспечение используется в работе. Чаще всего речь идет о документах, которые обрабатываются в Майкрософт Офис выпуска 2007 года.

Чтобы добавить подпись в данных файлах, необходимо сделать следующее:

• Поставить курсор там, где необходимо подписать документ, используя электронно-цифровую подпись.
• В меню найти вкладку «Вставка», а в ней выбрать «Текст», затем отыскать «Строка подписи», после в выпадающих пунктах найти «Строка подписи MSOffice».
• Затем нужно настроить подпись в диалоговом окне, которое сразу же появится при выборе вышеуказанной строки (нужно будет указать сведения о том человеке, который подписывает документ).
• Если документ должен быть подписан сразу несколькими людьми, сформируйте строку для каждой подписи, придерживаясь указанных выше пунктов.

Если нужно подписать только строку, а не целый файл, понадобится выделить эту строку, в которой вводится электронно-цифровая подпись. Чтобы подписать документ ЭЦП, нужно открыть диалоговое окно «Подпись», после чего выполнить любое из нижеперечисленных действий:

• Выбрать отсканированное изображение подписи, которую вы ежедневно ставите на бумажных документах.
• Ввести собственное имя неподалеку от значка Х — тогда вы увидите печатную версию ЭЦП.
• Если вы используете планшет, то вы можете поставить рукописную подпись.
• Если у вас имеется специальное программное обеспечение, достаточно будет просто нажать на кнопку «Подписать».

У тех, кто только начинает знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО), возникают вопросы: зачем нужна е-подпись, какие ее разновидности встречаются и как подписать электронной подписью документ PDF или Word.

Электронная цифровая подпись — это онлайн-аналог собственноручной подписи. На бумаге она выглядит по-разному: это набор цифр, графическое изображение, например, печать или текст.

ЭП защищает информацию от подделки (незаконного внесения изменений) и позволяет идентифицировать ее составителя, владельца.

Электронный документ по юридической силе равен бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной ЭП. Простой и усиленной неквалифицированной е-подписью тоже пользуются, но ее применение в обороте необходимо заранее обсуждать с контрагентами или внешними пользователями информации.

Законом введены определенные правила применения ЭП. Какая из трех видов понадобится в конкретной ситуации, обобщили в таблице:

Вид	Простая	Усиленная неквалифицированная	Усиленная квалифицированная
Когда применять	при банковских операциях; для регистрации в информационных госсистемах и получения госуслуг; для внутреннего пользования; для внешнего ЭДО, если стороны согласовали ее использование.	для участия в электронных закупках по 44-ФЗ; для внутренних целей компании; для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если имеется соответствующее соглашение.	для сдачи отчетности; для участия в электронных торгах; для работы с государственными информационными системами, в том числе ФНС, ПФР, Росалкогольрегулирование; для ведения ЭДО внутри компании и с партнерами.

Типы электронных подписей

ЭЦП по своему типу делятся на три вида:

• Стандартная – подпись позволяет подтвердить авторство конкретного лица, подписавшего документ. Однако не позволяет проследить изменения документа после заверения.
• Усиленная неквалифицированная, которая может выдаваться неаккредитованными уполномоченными центрами, подтверждает авторство конкретного лица, позволяет отследить все изменения документа даже после проведения процедуры. По правовому значению полноценно заменяет ручную подпись с печатью организации.
• Усиленная квалифицированная – специализированная электронно-цифровая подпись, которая имеет в корневой папке сертификат ее выдавшего центра. Позволяет подписывать важную документацию со 100% гарантией безопасности. Не только выдает авторство и позволяет проверить изменения после процедуры заверения, но также сводит к нулю риски подделки.

Часто возникают ситуации, когда требуется документально зафиксировать своё согласие с чьим-либо мнением, разделить ответственность за подписанное содержимое («я согласен, только если он согласен»), заверить чью-то подпись для повышения доверия к содержимому (подтвердить квалификацию подписавшего) и т.д.

Для решения таких задач «КАРМА» предлагает механизм заверения электронной подписи – соподпись. С технической точки зрения, соподпись представляет собой электронную подпись, которой подписана другая электронная подпись, причём соподпись будет верна только в том случае, если верна электронная подпись, которую подписали. Неверность подписанной соподписью электронной подписи (отзыв её сертификата, искажение подписанных данных и прочее) автоматически делает неверной и соподпись.

Для чего нужна электронная подпись?

Электронная подпись может применяться в разных областях:

• Электронная подпись может быть использована как ответственная подпись на электронном документе – то есть в качестве аналога собственноручной подписи и/или печати на бумажном документе. В частности, в этой ипостаси электронная подпись используется в системах электронного документооборота разного назначения.
• Точно также электронная подпись широко используется для подписи программ или отдельных модулей, чтобы пользователь компьютера, загружая эти программы из Интернета, и используя их в работе, мог быть убежден в надежности и корректности их работы и надежности источника получения этих программ.
• Электронная подпись – это очень надежный инструмент, который позволяет, как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Например, полученное вами от, казалось бы, знакомого человека, письмо без электронной подписи может оказаться на самом деле поддельным или содержать искаженную после его отправления информацию. Использование электронной подписи такую возможность исключает. При проверке электронной подписи будет установлено, что документ был изменен после его подписания.
• При ведении деловой переписки канцеляриями или секретарями разных компаний электронная подпись может служить в качестве «конверта» — на одном конце письмо запечатывают с помощью электронной подписи, а на финише получатель «вскрывает» конверт, предварительно убедившись в полной неприкосновенности и подлинности данных.
• С помощью электронной подписи можно согласовывать электронные варианты документов (например, договоров) как между различными службами внутри одной организации, так и между разными организациями. В таком случае текст договора будет защищен от несогласованных изменений, а каждая ответственная инстанция должна будет согласовать документ с помощью собственной электронной подписи, подтвердив тем самым свое отношение к нему. Такая подпись безошибочно расскажет не только о том, кто подписал документ, но и укажет дату и время подписи. Если же сотрудник решит отказаться от ответственности за визирование документа или отправку информации в письме, скрепленном его электронной подписью, то электронная подпись легко его уличит. Например, часто договор требуется согласовать с юридическим отделом, бухгалтерией и другими подразделениями компании, и лишь после этого его подпишут руководители обеих сторон. Такое согласование и визирование всеми ответственными службами можно проводить уже сейчас в электронном виде, применяя электронную подпись.

Установка специальных программ для работы с ЭП

Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.

Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.

В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.

На выбор программа может предлагать такие пункты, как:

• Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
• Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
• Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.

Сравнение ПО для создания ЭЦП

Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.

	Плагины КриптоПро	КриптоАрм	ViPNet CryptoFile	Онлайн-сервис Крипто Контур
Стоимость	Платные	Бесплатная только стартовая версия	Бесплатно	Бесплатно
Пакетная подпись	Есть	Есть	Нет	Есть
Форматы	Word, Excel, PDF	Все	Все	Все
Объем файла	Без ограничений	Без ограничений	Без ограничений	До 100 Мб
Формирование усовершенствованной ЭП	Есть	В версии стандарт и базовая	Нет	Есть
Тип ЭП	Отсоединенная /присоединенная	Отсоединенная /присоединенная	Отсоединенная /присоединенная	Только отсоединенная
Дополнительные функции шифрования, проверки, расшифрования	Есть	В версии стандарт и базовая	Нет	Есть

С электронной цифровой подписью могут работать как физические, так и юридические лица. Ее использование наделяет ЭД юридической силой и приравнивает его к бумажному. Для работы с ЭП необходимо иметь криптопровайдер и средства ЭЦП. К ним относят закрытый и открытый ключ и специальное ПО. Подписание документов возможно через отдельные плагины для MS Office и Adobe Systems, а также через отдельные программы (КриптоАрм или CryptoFile) или через онлайн-сервисы. Формирование ЭП и получение заверенного файла происходит в несколько простых шагов вне зависимости от выбранного вида средств ЭЦП. Однако наличие определенных функций, поддерживаемые форматы и даже допустимый объем заверяемого документа уже зависят от типа и версии ПО.

Электронная подпись (ЭП) — это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие в нём искажения информации с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаётся удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП — физическое лицо, на чьё имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

• Закрытый ключ (ключ ЭП) позволяет генерировать подпись и визировать электронный документ. Владелец сертификата обязан хранить свой закрытый ключ втайне.
• Открытый ключ (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Похожие записи:

• Изменения по транспортному и земельному налогу в 2022-2023 годах
• Ключевые моменты в учете основных средств при УСНО
• Все изменения по УСН с 2023 года