Инвентаризация: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.

Функции и определения метода

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:

1. Заблаговременно перед годовым отчетом.
2. После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
3. При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
4. Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
5. При инициированной ликвидации.
6. В случае реорганизации бизнеса.
7. Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.

Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.

Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:

1. Смена руководства.
2. Обновление коллектива более, чем наполовину.
3. По требованию любого из ответственных сотрудников.

Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

• или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

• или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

Проводка	Операция
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91	Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

Пересортица: проводки

При обнаружении пересортицы фирма может:

• отразить обнаруженные излишки и недостачи в учете рассмотренными нами выше способами;
• взаимным образом зачесть излишки и недостачи.

Для наглядности рассмотрим пример отражения зачета превышения излишек над недостачей в бухгалтерском учете.

Пример

По итогам инвентаризации выявлены:

• недостача яблок сорта «антоновка» весом 200 кг на общую сумму 20 000 руб. (стоимость килограмма — 100 руб.);
• излишек яблок сорта «Гренни Смит» весом 300 кг на общую сумму 15 000 руб. (стоимость килограмма — 50 руб.).

Бухгалтер производит:

• оприходование лишних яблок (100 кг — разница между излишком и недостачей) «Гренни Смит» (Дт 41 (аналитика «Гренни Смит») Кт 91, сумма — 5000 руб.);
• зачет недостачи по антоновке (200 кг), причем по цене «Гренни Смит» (Дт 41 «Гренни Смит» Кт 41 «Антоновка», сумма — 10 000 руб.);
• отражение денежных потерь фирмы от недостачи антоновки (Дт 94 Кт 41, сумма — 5000 руб., 100 кг разницы по весу товара умножаем на 50 кг разницы по стоимости товара за килограмм);
• выставление виновному за пересортицу лицу требований по компенсации денежных потерь (Дт 73 Кт 94, сумма — 5000 руб.).

В случае отсутствия виновного лица применяются рассмотренные нами выше проводки по отнесению потерь на естественную убыль либо прочие расходы.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Фактическое наличие имущества определяется при инвентаризации посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Важно обеспечить необходимые технические условия для проведения инвентаризации имущества — необходимую рабочую силу, контрольные приборы, мерную тару и прочее.
Инвентаризация должна проводиться только в присутствии материально ответственных лиц.
В течение инвентаризации, занимающей несколько дней, помещения, в которых остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Чтобы обеспечить бесперебойную работу предприятия при большой номенклатуре, можно проводить инвентаризацию по частям в местах их хранения и переработки. Главное, чтобы проверяемые места на время инвентаризации можно было бы изолировать от посторонних лиц.
В ходе инвентаризации расчетов анализируются расчеты по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами на предмет обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:
а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России.

Инвентаризационные описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество — в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указываются наименование, количество и порядковый номер материальных ценностей, а также их общий итог в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах изменения эти ценности числятся.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствие, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей отражаются в сличительных ведомостях.
Хранение документов, подтверждающих результаты инвентаризации в электронном виде, законом не предусмотрено. Поскольку в этих документах должны быть личные подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, сделать это в электронном формате невозможно или очень затруднительно. По общему правилу инвентаризационные ведомости и прочие документы, которыми оформляются результаты инвентаризации, обязательно должны быть в бумажном виде (Пункт 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

В ходе формирования и заполнения инвентаризационных документов часто допускаются следующие ошибки:
— не заполняются итоги по страницам инвентаризационных описей;
— допускаются исправления, подчистки или помарки ранее внесенных записей о наличии у данного материально ответственного лица инвентарных объектов основных средств или материалов. При этом исправления не заверяются надлежащим образом;
— отсутствуют подписи кого-либо из членов инвентаризационной комиссии или материально ответственного лица.

Выявлена дебиторская или кредиторская задолженность с истекшими сроками исковой давности

Согласно ст. 196 ГК РФ, общий срок исковой давности составляет три года.

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Для целей налогового учета списание в состав внереализационных расходов безнадежных долгов, признаваемых таковыми, согласно ст. 266 НК РФ, производится в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были признаны безнадежными, в частности когда истек срок исковой давности или организация-должник была ликвидирована.
На основании п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией, в частности суммы убытков от списания безнадежных долгов.
Минфин России в своем Письме от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894 указал, что дата признания внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли установлена п. 7 ст. 272 НК РФ. Расход в виде дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, в который истекает срок исковой давности.
Если в ходе инвентаризации выявлены суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в бухгалтерском учете указанные суммы являются прочими доходами. Они относятся на финансовые результаты коммерческой организации или на увеличение доходов некоммерческой организации.
Кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности включается в доход организации в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации.
В налоговом учете согласно п. 18 ст. 250 НК РФ к внереализационным доходам относятся доходы в виде сумм кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ (налоги, пени, штрафы).
Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается также на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации. Вместе с тем отсутствие этих документов не означает, что налогоплательщик может не отражать доход в виде суммы такой задолженности. В данном случае права выбора у налогоплательщика нет. Доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности в соответствии с п. 4 ст. 271 НК РФ. Аналогичные разъяснения приведены и в Письме Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894.
Позиция Минфина поддержана Президиумом ВАС, который в Постановлении от 08.06.2010 N 17462/09 указал, что неисполнение организацией требований Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и неиздание соответствующего приказа не могут рассматриваться в качестве основания для невключения кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в состав внереализационных доходов того налогового периода, в котором истек срок исковой давности.
Рассматривая подобную ситуацию в отношении дебиторской задолженности, ВАС РФ в Определении от 12.10.2009 N ВАС-12693/09 указал, что налогоплательщик должен отнести суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав внереализационных расходов в определенный налоговый период — год истечения исковой давности, а не в произвольно выбранный им налоговый период, который может наступить, в случае бездействия налогоплательщика.

Оформление итогов инвентаризации

После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.

Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.

Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.

На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.

Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Сроки и периодичность проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением следующих случаев, при которых проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5 Указаний N 49):

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
• в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

В действующем законодательстве РФ также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. К примеру, рекомендуется проверять фактическое наличие:

• основных средств — раз в три года (п. 1.5 Указаний N 49);
• библиотечных фондов — раз в пять лет (п. 1.5 Указаний N 49);
• лекарственных средств и медикаментов — раз в год, но не ранее октября отчетного года (п. 20.4 Отраслевых особенностей учета в системе здравоохранения );
• драгоценных металлов и драгоценных камней (п. 5.1 Инструкции N 68н ):

Недостачи каких-либо ценностей в пределах установленных норм естественной убыли

Дебет:

• 08 «Вложения во внеоборотные активы».
• 20 «Основное производство».
• 23 «Вспомогательные производства».
• 25 «Общепроизводственные расходы».
• 26 «Общехозяйственные расходы»,
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
• 44 «Расходы на продажу».

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и проч.

Недостачи более норм естественной убыли относят на виновных в их появлении лиц либо списывают на финансовые результаты. Списание недостач и потерь выше норм естественной убыли, а также превышения цены недостающих ценностей над появившимися излишками, появляющимися при пересортице, относят на виновных в этом лиц:

• Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – рыночная стоимость товаров.
• Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – учетную стоимость ценностей.
• Кредит 98 «Доходы будущих периодов» – разницу между учетной и рыночной стоимостью приведенных в негодность либо отсутствующих материальных ценностей.

Полное возмещение материального ущерба виновными в недостаче лицами отражают в учете как удержание полной суммы недостачи из зарплаты сотрудников компании.

Дебет:

• 50 «Касса» – при возмещении полной суммы через кассу учреждения.
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – при удержании полной суммы недостачи из зарплаты на основании официального заявления, поданного виновным лицом с материально ответственностью.

Кредит 73.2 «Расходы по возмещению материального ущерба».

После того, как вся сумма задолженности будет погашена, разница между учетной и рыночной стоимостью недостающих и приведенных в негодное состояние материальных ценностей списывается так:

• Дебет 98 «Доходы будущих периодов».
• Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие доходы».

Отнесение полной суммы возникшей недостачи на прочие расходы можно осуществить в том случае, когда виновник отсутствует либо суд отказал во взыскании вследствие необоснованности данного иска:

• Дебет 91 «Прочие доходы и расходы».
• Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При списании потерь и недостач вследствие стихийных бедствий:

• Дебет 99 «Прочие доходы и расходы».
• Кредит 01, 03, 07, 08, 10, 11, 50 и проч.

Результаты инвентаризации будут учтены при составлении бухгалтерской отчетности за год только в том случае, если она была проведена не раньше, чем 01.10. за отчетный год.

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Декларация по налогу на прибыль

В декларации по налогу на прибыль доход от обнаруженных излишков в результате инвентаризации товаров отражается в составе внереализационных доходов:

Лист 02 Приложение N 1:

• стр. 100«Внереализационные доходы — всего» в т. ч. стр. 104 «в виде стоимости излишек…» PDF

На счете 91.01 после обновления на релиз 3.0.72 обнаружены изменения статьи Излишки (недостачи) ТМЦ

. Статья сама заменилась в документе закрытого периода!!! Что с этим делать?

Было:

Декларация по налогу на прибыль. Лист 02 Прил. 1:

• стр. 100 – Внереализационные доходы – всего
• стр. 101-106 – в т.ч. расшифровка отдельных видов внереализационных доходов: в. т.ч. стр. 104
  –
  стоимость излишков, выявленных при инвентаризации.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. (Приложение А)

Инвентаризация – это проверка наличия и состояния имущества в натуре при последующем сопоставлении полученных данных с учетными показателями.[7, с. 269]

Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета путем их сопоставления с фактическим наличием имущества.

Инвентаризации подлежит все имущество, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств.

Проведение инвентаризации в организациях обязательно как минимум перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, инвентаризация основных средств допускается не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Процедура эта непростая, трудоемкая, но необходимая как для самой организации, так и для ее собственников.

Целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление полученных данных о фактическом наличии имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка правильности и полноты отражения в бухгалтерском учете организации операций с имуществом и финансовыми обязательствами. [3, с. 29]

Т.е. целью проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств является желание получить реальную картину имущественного положения в организации и выявить расхождения с данными учета.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств — дата, перечень имущества и обязательств, устанавливается руководителем организации, за исключением случаев с обязательной инвентаризацией.

Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации. [5, с. 61]

Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фактического контроля при проведении ревизии, аудита и др.

В зависимости от полноты охвата проверкой ценностей инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация предусматривает проверку всех видов имущества и состояния расчетов. Проводят ее, как правило, в конце года с тем, чтобы обеспечить полноту отражения всех хозяйственных операций в годовом отчете.

Похожие записи:

• Лучшие дебетовые карты в Крыму
• Скидки студентам на ЖД билеты 2022-23- как получить?
• Продажа автомобиля в 2021 году: вычет по НДФЛ